档案整理前期准备工作

时间:2020-04-26 10:21:33 浏览量:

  档 案 整 理 前 期 准 备 工 作

  

 游忠林(四川省泸州市泸县档案局? 646100 单位电话:08308192874)

  

 档案的整理,就是对零散的或需要进一步条理化的档案进行分类、排列、编目,使之系统化的一系列工作。档案整理的目的是使档案级够全面、历史地反映该单位工作活动面貌,揭示文件有机联系,以便于档案的管理和利用。本文所针对的是单位档案工作“欠帐”太多,由档案管理人员独立完成不易,需请人帮助才能完成的单位,在进行档案整理之前,应做些什么准备工作呢?

 1、建立档案整理工作领导小组,由分管档案工作的主要领导任组长,主要负责档案整理工作经费的落实,以保障档案整理工作的顺利完成;由单位办公室主任具体抓,负责档案整理工作的协调工作;专兼职档案人员为成员,处理日常事务和参加档案的具体整理工作。三人组织的成立和组成是档案整理工作最重要的一步。

 2、落实档案整理地点:档案整理地点应达到档案的“八防”

 要求,并在短期内不作它用,以确保档案整理工作过程中档案不遗失,不损坏。一位领导说得好,档案不是钞票,钞票被损坏、被盗,可以退赔,档案被损坏、被盗,退都没法退,赔也没法赔,这是谁也负不起的责任。

 3、档案整理人员的配备:档案整理人员至少需要四人。一是档案立卷人,立卷人必须熟悉档案工作业务,有一定的档案专业知识,并且熟悉本单位的工作及业务,是档案整理工作的核心人员,一般由专兼职档案员或请经档案部门专门培训的人担任;二是打字员,要有一定的文字输入速度,有一定的档案业务知识更好 ;三是毛笔字写得好的人,专门拟定案卷标题;四是编号及装订人。人员的分工:档案整理人负责档案的分类,草拟案卷标题,并对档案案卷进行排列;打字员负责卷内文件目录和案卷目录的录入工作;编号、装订人负责编页号、装订档案、编案卷号、修补复印粘贴档案;写毛笔字的负责填写案卷标题,并协助编号装订工作。四者各司其职,使档案整理工作有序的进行。

 5、档案整理工作工具的购置及准备:1)电脑一台及档案专用著录软件;2)装订设备,一种是手摇钻,优点是轻便,价格便宜;一种是档案装订机,购买时应注意装订机的机针与机臂应有一个卷皮的宽度才行,比较笨重,但好操作。两种各有优劣;还有缝纫机,用于新规则档案的整理。

 3)卷皮和卷盒:卷皮有两种,一种是16K式、一种是A4式,使用时注意不能混年,用16K式到一定年限(具体年限根据具体情况定),开始用A4式时就不能再用16K式卷皮。卷盒用于新规则整理;4)归档章、期限章、字钉两副(一大一小)、印泥(蓝、红两种)、编码机、圆形针、铁夹子、醮水盒、铅笔、毛笔、浆糊等。

 6、档案的收集,档案开始整理之前,要把需要整理的档案收集齐全,这很重要,如档案收集不全,一经电脑录入后,再变动其顺序,就会造成人力物力的大量浪费。一定要引起高度重视并切实做好这项工作。这项工作的开展应先召开内部负责人会议,在会上作出明确的要求,请各部门认识其重要性并积极做好配合工作。

 7、制定档案整理工作纪律。档案整理工作纪律包括以下几个方面:1)不能在档案整理室内吸烟,严防发生火灾。2)严禁将档案带出档案整理室。3)未经同意非档案整理人员不得随意进入档案整理室。4)在档案整理过程中不能乱丢没有价值的废弃档案,应整齐堆放,保持整理室的清洁卫生。5)抓好档案的保密工作,严防档案失泄密事件的发生。

 做好以上准备工作后,加强同当地档案业务指导部门的联系,在档案部门的指导下开展档案整理,以确保档案整理工作质量,为档案工作规范化建设打下坚实的基础。

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  2012年5月25日

  

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