公文写作
主讲人：袁向东
绪论
一、公文的含义
公文是指党政机关、企事业单位和社会团体在处理公务、沟通联系时所使用的、具有惯用体式的应用文件。
目前使用的公文，是国务院于二000年八月二十四日发布的《国家行政机关公文处理办法》中的规范体式。
二、公文有何作用
1.领导指导作用。公文是机关单位管理、调节 领导指导作用。公文是机关单位管理、 监督、控制公共事务的工具。
2.宣传工作。上级机关通过公文，提出任务、 宣传工作。上级机关通过公文，提出任务、 方针、措施，讲清工作意义。
3.联系作用。联系和沟通是公文的主要作用，传达精神、汇报工作、请示问题、答复事项等。
4.凭证作用。公文一旦发出，具有行政约束力，是下级机关开展工作的依据，也是上级机关决策和指导工作的依据。
三、公文按范围可分为哪几类？
1.决议。2.决定。3.命令。4.公报。5.公告。6.通告。7.意见。8.通知。9.通报。10.报告。11.请示。12.批复。13.议案。14.会议纪要。15.函。
四、公文按行文方向分，可分为哪几类？
1.下行文，即上级机关向下级机关发送的公文。
2.上行文，即下级机关向上级机关呈送的公文。
3.平行文，即不相隶属机关之间来往的公文。
五、公文的结构层次序数：
第一层，用汉字写法“一、二、三……”
第二层，用汉字写法 “（一）（二）（三）……”
第三层，用阿拉伯数字“1.2.3.……”
第四层，用阿拉伯数字“（1）（ ）（ ）……”
六、公文的基本格式包括哪些内容？
（一）眉首
1.份号，指同样文件在其总印数中的次序号。
2.密级（绝密、机密、秘密）
3.紧急程度（特急、急件）（电报：特提、特急、加急、平急）
4.发文机关标识（发文机关名称+文件）
字高不超过22mm,宽不超过15mm，小标宋体
5.发文字号，简称文号，是发文机关公文编排顺序的代号。
由字、年号、顺序号组成
例：**食药监文〔2013〕2号
6.签发人，指签上代表机关核准发出该文的领导人的姓名，通常上行文需注明签发人，以示负责，证实公文的效用。
7.红色反线（156mm），分隔眉首和主体的线条。行政公文为一线条，党的机关公文的红线中间有一红五星。
（二）主体
1.标题
发文机关+（关于）事由+文种（ 小2号方正小标宋体字）
例：全国人民代表大会关于成立香港特别行政区的决定
2.主送机关（指公文发送的主要对象，即要求办理或答复这一公文的机关）
3.正文（正文用3号仿宋字）
正文是公文的主体和中心，是反映公文具体内容的部分。
4.附件，附属于正文的文件材料，主要为正文作补充说明或印证参考。
5. 发文机关、印章、日期。
（1）发文机关的名称应是 全称，用印要端正、清晰。盖章注意骑年压月，上大下小；有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（2）日期用阿拉伯数字。（以前是用汉字写法），注意：一是署会议通过或者发文机关负责人签发的日期，联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期；“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和联系电话
6.公开属性。依据政务公开相关规定，在公文日期下一行顶头空两格注明“公开属性：主动公开”或“公开属性：依申请公开”等字样。
7.主题词。现在已经规定不用主题词
8.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称；如没有，则无须标注抄送机关。
9.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
七、公文的相关常识
（一）公文用字：“一字入公文，九牛拔不出”。
（二）公文用纸：国际标准A4型（210mm×297mm）公文用纸
（三）公文常态：
天宽地窄，左右对称 ，左侧上下四分之一处装订。
六种经常接触并可能使用到的公文的写法
第一章 通知
一、通知的含义
通知，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项
。通知的适用范围相当广泛，是公文中使用频率最高的一种公文。
二、通知的分类及写法
（一）批转（转发）性通知。
“批转”指上级机关批转下级机关的公文，“转发”指转发上级机关或不相隶属机关的公文 。
错误例1：**市食品药品监督管理局批转省局关于 ××××的通知
更正：**市食品药品监督管理局转发省局关于 ××××的通知
错误例2：**市食品药品监督管理局局转发团风县食品药品监督管理局关于××××的通知
更正：**市食品药品监督管理局局批转团风县食品药品监督管理局关于××××的通知
下面介绍批转（转发）性通知的写法：
1.标题。标题的基本写法是：发文机关批转（转发）+原件标题+文种
例：国务院批转国家教委关于改进和加强高等学校生产和社会实践工作报告的通知，《国务院公文处理办法》中规定，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
这类通知的标题，常见的错误是，结构上层架叠构，题意不清。
[错误例1]：《关于印发〈关于药品抽验工作若干问题的说明〉的通知》
更正：转发关于药品抽验若干问题说明的通知
[错误例2]：《关于转发省局关于转发国家局关于转发国务院办公厅关于批转国家质监总局作风建设工作座谈会纪要的通知》
更正：转发国务院办公厅关于批转国家质监总局作风建设工作座谈会纪要的通知
2.正文。
（1）批转性通知（不是经常使用，只作简单介绍）
批转性通知的正文，相当于上级机关对下级机关来文的“批语”
，下级机关的来文被批转后，就成为上级机关公文的一部分，因此，批转性通知由上级机关的“批语 和下级机关的来文两部分组成。批转性通知的正文有两种写法：
一是表明本机关对所批转公文给予“批 准”或“同意”的态度，然后提出贯彻执行意见、要求，往往是一句话。
二是于上述内容之外，再对有关问题的重要意义进行简要地阐述。
（2）转发性通知
转发性通知的正文，是该机关对来文的按语加上被转发的文件。因此，转发性通知由发文机关所写按语和被转发公文两部分组成。
一是写明本机关对转发公文的态度并提出希望和要求，往往是一句话，写法与批转性通知的第一类相同。
二是于上述内容之外再进一步强调其重要意义，并结合本单位的实际情况提出贯彻执行的要求和措施。
例：
（3）发布性通知（使用频率不是很高，只作简单介绍）
用通知发布规章，使被发布的规章产生法定效力，正文一般较简短。一种写法是用一句话写明法规规章的名称和执行要求，另一种写法是简要交待所发规章的依据，提出实施要求，并进一步强调发文的重要意义，提醒有关方面予以重视。
（二）传达性通知
①会议通知
会议通知用于召开各种会议或大型会议，是会前的组织安排，以保证会议如期召开，其正文写法有两种：一种是内容简单的会议，涉及特定的单位，须写明开会的目的、时间、地点、参加人员。一种是内容复杂、涉及面广、会期教长的会，应具体写明以下要素：会议名称、目的依据、主持单位、内容和任务、会议主要议程、时间、地点、会议日程、参加人员及人数、注意事项等。
例：
②事项通知
用通知告知事项、传达信息、交流情况。事项性通知内容单一，篇幅短小，写作时文字应简洁，事项要交代清楚。通知正文包括通知因由、通知事项两部分，分为两种形式：一种是将通知因由、通知事项连贯下来，不必分段，用于内容单一的通知。如1999年12 年 月8日《国务院办公厅关于12月20日放假的通知》，正文是一句话，即“从1999年12月20日起，我国政府将对澳门复恢行使主权。为了使广大人民群众欢庆澳门回归祖国，决定1999年12月20日全国放假一天。”一种是内容较多的通知，则需要分段说明。如《国务院关于更改新华通讯社香港分社、澳门分社名称问题的通知》，是有关机构更名的事项，全文分为三个层次，分别说明更名的依据；更名机构的职责；中央人民政府驻香港特别行政区、驻澳门特别行政区的机构等。
（三）部署性通知
1.工作性通知
这类通知的内容是部署工作任务，要求下级机关遵照执行，在写法上要明确。提出工作任务的目标、具体可行的措施，这样才能付诸实施、达到预期目的。工作性通知一般由两个部分组成：
（1）通知缘由
通知缘由的内容包括发通知的原因、依据、目的和完成某项工作的重要意义 。[例]《中共中央办公厅国务院办公厅关于加强青少年学生活动场所建设和管理工作的通知》是一份部署工作的通知，缘由部分分为三个层次，简要回顾了青少年学生校外活动的发展；指出了当前少年学生校外活动的发展；存在的问题、开展此项工作的目的意义；最后提出发文根据即“经国务院同意”，并引出下文。
（2）通知事项
这是工作性通知的主体部分，内容较多，要写明工作任务、办理方法及具体的政策、措施和执行要求。
2.指示性通知
指示性通知针对某一重要的社会问题或执行政策时遇到的亟待解决的问题，及时提出明确的指导性意见和要求。
（1）通知缘由
缘由部分写明发通知的原因、目的和依据 ，要写得简明扼要、理由充分。有两种写法：一种是一句话点明发通知的目的或意义，如《关于加强自费出国留学中介服务广告管理的通知》，缘由部分是“为贯彻落实《自费出 国留学中介服务管理规定》，加强对自费出国留学中介服务广告的管理，……”。另一种是对缘由部分进行充分地阐述，针对某一问题的现状、危害，明确指出发通知的现实意义，写明政策依据、法规依据等，如《国务院关于禁止采集和销售发菜、制止滥挖甘草和麻黄草有关问题的通知》的缘由部分 ，指明了草原地区采集发菜、滥挖甘草和麻黄草的严重现实，所造成的重大危害，必须采取果断措施禁止这一现象。遇到一些新的问题或紧急情况，领导机关还经常发布紧急通知，这类通知政策性更强，具有重大的指导意义和现实意义，一般都及时传达、即时见报，要求有关单位立即执行，不得延误，如《国务院办公厅关于切实加强安全工作有关问题的紧急通知》，2000年7月7日的文件，7月9日就在报纸上发表。
工作性通知、指示性通知缘由部分的后一句话常用“现将有关事项通知如下”、“望按以下通知执行”、一类的习惯用语过渡，以承启后文。
（2）通知事项
指示性通知的事项内容较多、篇幅较长，包括提出的指导原则、制定的各项措施要求等，使下级机关知道怎样去办理和执行。部分通知的结尾还有执行要求。执行要求的语气要严肃、庄重，措辞要注意分寸，做到明确具体。有一些常用语：请遵照执行、望切实贯彻、请参照执行、请将执行情况于×年×月×日前上报×××等等，要根据实际情况准确选用。有时，还需 提出号召或告戒，如
“凡违反上述规定的，将……”。通知结束时，常用规范用语“特此通知”。
（四）任免通知
任免通知有两种类型：
1.关于人员任职（或免职）的通知
一是任职（或免职）的通知，写明时间、依据，任职（或免职）人员姓名及职务，如《 北京市人民政府关于李颖津同志任职的通知 》。
二是既有任职又有免职的通知，先写任职后写免职，如《北京市人民政府关于齐霖霖、冯力生同志职务任免的通知》正文是：“市人民政府2000年8月8日第 次市长办公会议 日第82次市长办公会议决定：齐霖霖任北京市无线电管理局局长（ 副局级）；免去冯力生同志的北京市无线电管理局局长职务（保留副局级待遇）。
2.关于调整某机构组成人员的通知
正文包括两部分：一是任免时间或依据；二是任免人员姓名及职务，任免人员的名单应该分段表述，做到井然有序 一目了然，如《国务院关于调整中国人民银行货币政策委员会组成人员的通 知》
第二章 通报
一、通报的含义
通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
二、通报有何作用
通报有以下三项作用：
（一）表彰先进，宏扬正气。表彰在工作、生产、科研中涌现出来的先进人物和先进集体，宣传其先进事迹，广泛推广其成功经验，起鼓励先进、激励群众、示范指导工作的作用。
（二）批评错误，抵制歪风。批评错误，揭露某些带倾向性的问题，揭露某些带倾向性的问题，批评有关单位、有关人员所犯错误，从中吸取教训，引以为戒，严防类似错误发生，使当事人受到鞭策，广大干部和群众受到教育。
（三）交流情况，互通信息。传达重要情况或新精神、新问题，以便统一思想，提高认识，明确方向，协调配合，起加强相互了解，取长补短，起加强相互了解，取长补短，做好促进工作的作用。
三、通报有何特点
1.交流性强。通报所涉及的事情往往有普遍意义，在较大范围内交流。通报一经下发，影响很大。2.针对性强。通报的内容着眼于当前形势，选取工作中具有典型意义的人和事或有普遍意义的重要情况（新情况、 新问题、新经验、新苗头与新趋势），有针对性地总结经验教训，加以宣传和推广，改进和推动各项工作。
3.教育性强。通报的目的，不仅是知照内容，它的主要目的，是通过通报事项，树立榜样或提出借鉴，提高有关人员的思想认识，提高科学决策、科学执法 的自觉性。
4.政策性强。通报要表明发文机关对通报事项的态度，就是对有关的人和事定性，它将会涉及到其他单位、部门效仿执法的问题，因此，通报就是在体现政策，必须讲究政策。
四、通报的分类
（一）表扬性通报
用于对先进人物、先进事迹进行表扬 ，推广其典型经验，其目的是树立学习的榜样，如1990年7月17日《国务院关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报》；1993年8月28日 辽宁省人民政府《关于表彰省田径队女 子中长跑组的通报》。
（二）批评性通报
这是指批评、揭露个人（或单位）各种违法乱纪行为，纠正干部队伍中的不正之风的通报。通过批评告戒有关单位引起警觉，吸取教训，以改进工作
，防止类似错误发生。批评性通报可分为两类：一类是批评单位或个人违法乱纪错误行为的通报，如1993年4月27日《国务院关于对少数地方和单位违反国家规定集资问题的通报》。另一类是有关重大事故的通报，如生产事故、交通事故、医疗事故等。如×× 市人民政府办公厅关于市红十字中心血站发生重大事故的通报》、《××市卫生局关于区卫生院医生×××滥用麻醉药品造成医疗事故的通报》
（三）情况通报
情况通报用于传达事关全局或本系统、本单位的某一方面的重要情况，也可传达上级的重要指示精神。情况通报按其内容又可分为两大类：
一类是将重要情况通报给下属单位，使有关单位互通信息，共同做好工作。如1999年1月22日《国务院办公厅关于水利专项资金审批情况的通报》。一类是传达上级有关精神的通报，这类通报多带有较强的权威性、指示性，领导机关经常使用。如1999年3月28日《国务院关于克服官僚主义进一步转变工作作风提高办事效率有关问题的通报》。
五、通报的写法
（一）标题
1.表彰性或批评性通报标题的事由部分有两种写法：
（1）介词“关于”后写“ 表彰、奖励”或“批评 处分、处理”等字样。如《国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报》
（2）在所要表彰或批评的对象（个人或单位）名称后面，用一短语对表彰、批评对象的基本情况、事实、性质等加以概括。如《 ×××关于表彰×××同志见义勇为事迹的 通报》、《国务院办公厅关于处理浙江省违反国家规定收购春蚕问题的通报》。
2.情况通报的事由部分，一般要在介词“关于”后概括所发生的事实情况及性质，再加
“情况”两字，如《国务院办公厅关于**湖北两省粮食企业亏损情况的通报》。
（二）正文
1.表扬或批评性通报
无论是用于表彰或是批评的通报，内容都不 复杂，写法大致如下：
（1）事件简介
在这一部分中，要把通报的主要情况，如时间、地点、人物或单位、主要过程、结果等简要交代出来。凡是因各单位或人员的情况而发的通报，一般必须有具体情况介绍。此外，在撰写这一部分时，必须注意如下问题：
①由于奖惩通报往往牵涉到对事件的定性和宣传教育问题，所以措辞一定要慎重，讲究分寸。涉及到的事件、情节和数字，要准确无误，否则不仅起不到教育作用而且有时会产生副作用。
②表彰通报可适当花些笔墨，把事例中最有典型意义的部分写深写透，但仍然应是概述，并且不可浮夸。批评通报在介绍事件时，必须注意其性质是否适宜作过多交代。如牵涉到失密事件，不可将机密泄露。这是为了避免副作用。
（2）作出决定或要求
在这一部分中，要明确提出对被通报者的具体处理决定，表彰或处分；并经常引申出对全体下属的某些要求，以使这一典型在本系统中起到应有的宣传教育作用。如《国务院办公厅关于表彰奖励中国女子足球队的通报》，正文分四个层次 ：概述中国女子足球队的先进事迹；概括其先进事迹所体现的精神及意义；说明表彰方式：向各地区、各部门提出希望、号召。如《浙江省人民政府关于表彰占旭刚等优秀运动员教练员的通报》，全文共分四个层次：概述体育健儿的优异成绩；说明表彰决定办法； 总结先进事迹体现的精神；对全省各条战线提出希望、号召。
如《国务院办公厅关于四川山东两省部分市（县）乱集资乱收费问题的通报》，内容分五个层次：一、发通报的因由；二、概述错误事实，分别对四川省**市、**县、**县和山东省**县乱集资、乱收费的错误进行了简要的叙述；三、评论错误性质，指出其错误的危害性和严重性，四、作出两条处理决定；五、向各地区、各部门提出告诫和要求、希望。
2.情况通报
（1）传达重要情况的通报
通过传达重要情况，指出当前某项工作中出现的带有倾向性问题，以引起有关方面的警惕。写法上将通报事实作为全文的通报重点，主要目的是将有关情况告知下属机关，以便引起高度重视，提高工作水平。正文分两部分：
①通报的因由，简练介绍通报的主要情况或通报的因由，背景情况，对情况进行必要的评论，有针对性地提出相应的意见或希望、要求。
②概述主要事实情况，这是情况通报的主体部分，集中笔墨加以全面叙述，力求真实反映事实。如《国务院办公厅关于水利专项资金审计情况的通报》即是一篇传达重要情况的通报，全文分三个部分，第一部分是通报的因由，简述通报的主要问题、主要情况，对这一严重事实进行评价，点明发通报的依据，然后用“现将有关审计情况通报如下”引起下文；第二部分是通报的主要事实，将当前水利专项资金在筹集、管理和使用中存在的一些突出问题，分为五条加以说明；第三部分是进一步强调水利建设的重大意义，并对各级政府及监察、财政、水利等部门提出具体要求，以确保国家水利资金的合理有效使用。
（2）传达主要精神的通报
这类通报的写法是将领导的主要指示精神作为全文的重点，主要目的是传达领导的指示精神，指导全局工作。正文分为两部分：
①概述基本情况，将有关情况或有关问题叙述清楚，作为指导精神的背景材料。
②提出指导性意见，针对上述情况，制定出相 应的措施，指出解决问题的方法，表明领导机关的态度。一般采用分条式的方法逐个陈述。如《国务院办公厅关于江西省**县
“3.11”特大爆炸事故情况的通报》即是一篇传达重要精 神的通报。全文共分三大部分，首先是前言部分，简述江西省**县“3.11”发生特大爆炸事故的情况，引出通报事实；第二部分包括两个层次，主要是概述特大爆炸事故的情况层次，第三部分是针对以上情况重申了五条规定，表达了领导的主要指示精神，分条列项地逐一写出，条理清晰，语气严肃，具有较高的法规性、政策性和指导意义。
第三章 报告
一、报告的含义
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
二、报告有何用
1.向上级机关汇报工作进展情况以及工作进展中的经验教训、今后的打算。
2.向上级机关反映工作中出现的重大、紧急情况或未曾遇到过的新情况。
3.答复上级机关对于某些具体事项的查询。
4.向上级机关报送材料。
三、报告有哪些特点
（一）汇报性
报告是下情上达的重要工具，因此，汇报性成为报告的一个重要特征。它要求把发生在本单位的客观情况、事实陈述出来，让上级机关知晓，以利于科学决策和指导工作。
（二）陈述性
报告在表述上的鲜明特点是陈述性，行文时主要采用叙述和说明的表达方式，把发生在本单位的情况陈述清楚。报告中虽然也要对有关情况做出分析，提出看法，但不能有过多的议论。因为上级机关需要从报告中了解的是下情，即下级机关的客观情况，报告中的分析只能作为领导机关的参考。
四、报告可分为哪几类？
（一）工作报告
工作报告是本部门、本单位的日常工作情况向上级机关作出的报告，内容包括工作的进展情况，取得的成绩和经验，存在的问题和教训，以及对于今后的打算等等。工作报告又可依据内容的范围划分为综合工作报告和专题工作报告两种。综合报告是就本单位工作的全面情况向上级机关所作的报告，其内容带有综合性。专题报告是就工作的某一方面或专项工作所作的报告，其内容具有单一性。如《**市委市政府关于党政机关干部下基层情况的报告》。
（二）情况报告
情况报告用来及时反映工作中遇到的新问题、特殊事件、灾害事故等情况，作用是引起领导重视，以便上级机关及时制定或调整政策，或对问题的处理给予指示。如《铁道部关于 次旅客列车发生重大颠覆事故的报告》就是一篇反映恶性事故的情况报告。
（三）答复报告
答复报告是向上级报送文件时加在前面的报告，目的是使不能直接行文的普通公务文书（如计划、总结、调查报告等）能以法定公文的形式呈报上级。
五、报告的写作
（一）工作报告的写作
工作报告的开头一般有一个简短的前言，说明写报告的动因、目的和必要性。也可用一两句话概括报告的基本内容。前言最后以“现报告如下”一类的惯用语加冒号结束以引领下文。也有的没有这一部分，或只是用惯用语来领起。工作报告中的主体部分通常有两种结构形态。
1.先把各个方面工作的有关材料加以结合，归纳为基本情况、主要体会和今后意见等几个问题，然后逐一写出来。
（1）基本情况。这一部分，要写清前一段工作的指导思想，工作开展的概貌，采取的主要措施，取得的主要成绩等，要写得简要概括。
（2）体会，包括经验和教训两个方面。每一条体会都应是对于前一段工作实践的总结，都应是能够反映事物的本质并对今后工作具有指导意义的规律性的东西。根据工作的实际情况，或以总结经验为主，或以总结教训为主，或以总结教训为主，或只有经验而没有教训，都是可以的。对于每条体会都应做到既有观点，又有材料，并把二者有机地结合起来。大多数的工作报告都以总结正面经验为主，常见的总结经验的方法有三种。
①从做法上总结经验。做了什么工作，怎么做的，把它总结出来就是经验。当然并非任何一种做法都能成为经验，只有那些带有创造性的并且取得了突出成效的做法才能总结为经验。
②从认识上总结经验。这些认识应是能够反映事物本质和发展规律的观点。
③从效果上总结经验。把前一段工作取得的突出成效摆出来，以证明决策的正确和方法、措施的得力。
（3）工作中的缺点与不足，今后工作安排。最后一部分要结合前面所总结的经验教训提出对今后工作的设想以及改进意见，诸如要发扬什么，克服什么，要采取哪些新的措施和方法，要向什么方向努力，达到什么目标等等。
2.写综合报告常用的第二种结构，是按工作的各个方面划分成若干部分，一个方面就是一个部分，每个部分又都包含有关工作情况、主要体会、今后意见等几方面内容。专题报告的主体部分在写法上常采用综合报告的第一种结构，既分为基本情况、主要体会、今后意见等几个部分来写。不同的是综合报告要综合多方面的工作情况，而专题报告则始终就某一专项工作来谈。工作报告的结尾常用“特此报告 、请审阅
”一类的惯用语收束。这些惯用语要独立成段，单独一行。例：
（二）情况报告的写作
情况报告可有一个简短的前言，交代有关背景材料或概括提示报告内容，并用 “现将情况报告如下”过渡；也可以不要这一部分，开头直接介绍情况。情况报告的主体部分在结构上大体可分为介绍情况，分析情况和提出处理意见等几部分。介绍情况部**高度概括。要善于综合全面介绍情况，抓住基本点，予以准确地反映。可以适当运用一些能够说明问题的统计数字，因为数字反映了事实的量，是对事实的统计和概括。对于情况的表述，如反映的是动态一类的情况，可以按类别逐一地加以说明如是一个较为完整的事件或过程，则可按时间顺序组织材料，并交待清时间、地点、人物以及事情发生的原因、经过和结局等要素。在分析情况部分要指出所反映情况的性质以及产生的原因、造成的影响等；如反映的情况是事故，还要分清责任。最后一部分是提出处理意见，包括已经采取的措施和下一步的打算。情况报告结尾处的惯用语与工作报告相同。情况报告一般是涉及一件事或一类情况，内容上集中单一。但它和工作报告中的专题报告有着明显的区别。专题工作报告和情况报告都要求在反映情况的基础上进行分析，由感性认识上升到理性认识；但由于两者所反映情况的类型不同，决定了得出的认识在性质上也不相同。专题工作报告所反映的情况是已经实践过的工作情况，而情况报告所反映的则是未曾预料 到的新情况。对前者的要求是通过分析总结出经验教训，对后者则是认清其性质，找出其前因后果。情况报告有时也要谈意见，但谈的是对所发生情况的处理意见，这和专题工作报告对今后工作提出的安排和改进意见也是不同的。
（三）答复报告的写作
答复报告是根据上级的询问来汇报工作、反映情况，因此就内容和写法来说与一般工作报告、情况报告没有明显的区别。如上级机关要求汇报某项工作，就可按工作报告的要求写
；如要了解某一特殊事件的处理情况，就要写成一份情况报告。如：
写答复报告要特别注意内容的精练、准确，做到问什么答什么。既不要问此而言彼，答非所问；也不要旁枝斜出，问一而答十。
六、报告的撰写要求
（一）适宜采用概括叙述的表达方式，避免描述事情的细枝末节或罗列数字。报告的层次可按时间顺序、空间顺序、工作发展阶段或工作的不同方面划分，做到结构严谨，条理清楚。在叙述事实的基础上提炼经验教训，阐明对今后工作发展的设想。
（二）中心明确，重点突出。为了不使报告空泛平淡，要避免面面俱到。在撰写时要抓住重点，使报告的中心明确、突出。报告的重点应是机关在一定的时期的中心工作或对工作中主要矛盾的解决。对于重点问题要求写深写透，对于次要工作可作一般叙述，使全文重点突出，主次分明，详略得当。
（三）报告的内容要有新意。应反映新形势下的新事物、新问题、新典型、新经验；回答与解决人们提出的各种疑点、难点，使报告的内容具有信息价值。即使汇报常规性的工作，也应力求探索、提炼与以往不同的特点与规律，力求反映出具有实质性、规律性的信息，切不要把写报告作为例行公事，写得空泛无物。
（四）点面结合。撰写报告，需要对工作的全局、概貌作简要概括叙述，并引证有关的数据，用以说明工作的规模、广度，使读者对工作情况获得全面的认识；但同时，还必须列举具有代表性的典型事例、典型单位或典型经验。只有点面结合，才会使报告写得既全面又深刻，具有说服力。
（五）实事求是。如实反映工作中的成绩与缺点，核实所有数据，在报告中不能夸大成绩，也决不掩饰缺点与错误。
（六）在报告中不得夹带请示事项，以免影响请示事项的处理。
（七）用于答复上级机关询问的报告在撰写时应有针对性地简明扼要地回答上级机关的询问，要求时间及时、内容真实、主题集中。
第四章 请示
一、请示的含义
适用于向上级机关请求指示、批准。
二、请示有何作用
一般来说，凡遇到必须办理而又无权决定或无力解决的事项，就需要向上级机关请示。具体讲，须请示的有以下一些事项：
（一）属于上级明文规定必须请示，获批准后才能实施的事项。
后才能实施的事项。
（二）工作中遇到了新情况、新问题而又无章可循，有待上级指示才能办理的事项。
（三）因人力、财力、物力的不足需要报请上级机关予以解决的事项。
（四）对有关方针、政策、法规、制度在执行中有不清楚的地方，需要上级机关予以解释的事项。
三、请示有何特点
（一）请求性
凡请示都对上级机关有所求，请求上级领导解决工作中存在的问题和困难。无论是请领导解释政策，批准事项，解决困难，都无一例外。
（二）先行性
请示的制发有很强的时间要求，即需要在事前行文。请示的内容都是下级机关需要办理而未办理的事项，有待上级领导明确表态后方可执行。因此，请示只能在事前行文。
（三）专项性
请示的行文方向是明确而固定的，即只能发往有隶属关系的上级机关。上级机关包括两类：一是对下级机关拥有三权（即人事权、财政权、业务权）的机关的机关，二是对下级机关拥有业务领导权的机关，即上下业务对口的部门。请示不能发往不相隶属的机关。
四、请示可分为哪几类
（一）请求指示的请示
请求指示的请示都属于对有关方针政策的理解和执行有不够明确、把握不准或存在着不同理解之处，需要上级机关给予原则上的指导的。
（二）请求批准的请示
它的适用面很宽，如管辖区域的变更、机构设置、人员定编、人事安排、资产购置、财款的动用等等，都要用到这类请示。如《关于成立龙感湖管理区食品药品监管机构的请示》
（三）请求解决问题的请示
这类请示都是因工作中遇到了各种困难，无力解决，呈报给上级要求提供具体的帮助的，如同是资产购置，请求批准的是在才力上并没有困难，只是请求上级允许购买；而请求解决问题的则是缺少资金，请求上级拨给款项。如《××齿轮厂关于增加“六五”期间技术改造项目投资的请示》大体说来，请求指示的请示是请求上级给政策，请求批准的请示是请求上级交给办理某一事项的权力，请求解决问题的请示是请求上级对人力、物力、财力方面的困难以及其他无力解决的问题提供具体的帮助。
五、写请示要注意的几点
（一）要注意请示行文的规则
国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》中，有关请示的行文规则主要有三条
1.请示应当一文一事；一般只写一个送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级机关，除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。
2.各级行政机关一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
3.受双重领导的机关向上级机关请示，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。
（二）理由要充分，要求要合理
提要求而不说理由，属于“无理要求” ，当然不可能获得上级的同意。所以请示写作，一般先陈述理由，然后再提出具体要求。理由说得越充分，请示的目的越容易达到。提要求要从实际出发， 不可开大口，报大数。
（三）语气要委婉，格式要正确
请示是请求上级办事，因而行文语气 要委婉，要体现出对上级的尊重，尽量用商量的口吻提出看法和要求。请示的标题不能只写“请示”二字。
六、请示的写法
（一）标题
请示标题一般要写明发文事由和文种，发文机关可以写，也可以省略，如《关于解决我区救灾款的请示》。写标题要注意事由中不要使用“申请”、“请求”之类词语，避免与文种 “请示”在语意上重复。如《关于请求购买新型 消防器材的请示》，前后有两个“请”字，应删去前面的动词“请求”。
（二）正文
请示的正文，一般由请示缘由、意见、要求三部分组成。具体写法和要求如下：
1.请示缘由
这一部分是全文的导语，应开门见山，直接写明请示什么问题，为什么要请示。在叙述情况时，应紧紧围绕所要请示的问题 ，把有关的历史或现实情况、政策规定等，一一写清楚，力求简洁、明白。必须做到，既不抽象，缺少事实；也不堆砌材料，繁琐冗长。在分析议论时，应和情况紧密结合，做到言简意赅，不讲空头大道理。尤其要注意行文语气，不可摆出论辩架势或使用教训口气。（举例：市卫生局向市政府报送的请示）总之，这一部分一定要做到事实清楚，理由充足。它不仅是为下面的意见和要求提供事实和理论政策方面的依据，同时也是让上级及时地给予批复，使问题早日得到解决。因此，就要求写作者在撰稿前，必须对所请示的问题有全面的了解和深入的研究，明确问题的性质、起因和有关的政策、事实依据。否则，不仅写不好这一部分，也使后面的意见失去依据。此外，必须注意，请示应一文一事，不可一
文数事。这是为了避免因数事中有一事被卡而使全文不能及时批复，从而影响其它本应很快得到解决的事而得不到及时解决。
2.意见
这一部分是全文的重点。任何一项请示，在向上级说明缘由之后，都必须向上级提出自己对解决问题的态度或意见。有时还可提出几种意见，供上级筛选。但是作为下级，必须表明自己希望上级批准哪种意见并说明理由。撰写这一部分，必须注意两点：一是要符合国家的法律、法规，符合党的方针、政策，二是要符合实际、切实可行。
3.这是请示的结语部分，要明确提出请示要求，并且一般另起一行写。请示的结束语，有一些常用的规范用语，如“以上当否，请批示”、“特此请示，请批复” 、“上述意见，妥否，请指示”、“请予审核”、“请批复”。
七、请示和报告有何区别
（一）行文目的不同
报告用于汇报、反映工作中的情况，目的是让上级机关了解下情，掌握动态，为决策和指导下级工作提供依据。请示用于请求上级机关指示、批准，目的是请领导解释政策，批准事项，帮助解决困难。两者的行文目的有明显的不同。
（二）行文时限不同
报告的行文时间多在事后，也可以在事情进行中行文。也就是说，报告中所写内容都是已经做过或正在做着的事。而请示只能在事前行文，必须等上级机关明确表态后才能付诸行动。如事情已经着手做了才请示，就是“先斩后奏”，是违反管理规定和组织纪律的。
（三）上级机关的处理方式不同
上级机关对于下级机关呈报上来的请示要以批复作答；报告则以“阅存”方式处理 ，无须办理。
（四）内容的含量不同
请示的内容集中单一，一份请示只涉及一件事，这就是通常所说的“一事一请示” 的原则。报告的内容可以是一件事，也可以是几件事。报告的内容含量大于请示。
（五）文末的结束语不同
请示要求上级表示明确的态度，故在结束语中明确提出“请指示”、“请审批”、“请批复”一类的要求。报告的结束语则不能有这样的要求，故一般用“专此报告”、“请审阅”一类的说法。[例]关于解决我区救灾款的请示 ? 市政府：因受今年5月8日至9日强风暴雨袭击 ，我区大部分镇、村普降暴雨到大暴雨，洪水大量涌入我区，造成河水暴涨，堤围漫顶，内涝严重，十一个镇受灾。由于这场暴雨来得突然，时间短、强度大、破坏性强，造成严重损失。据初步统计，全区严重受浸蔬菜18565亩，水稻27350亩，水果1180亩，损失生猪200头，倒塌畜禽棚舍274间，塘鱼漫浸过基10816亩 ，损失塘鱼1350多吨。另外，暴风雨造成部分厂房、民房倒塌或受浸，电杆、电线倒塌、机房、马达损毁，多处堤围出现浸顶决口 ，一人受伤。全区直接经济损失达4884.78万元（含水毁工程在内）。其中，井岗村邓 ××水产专业户，此次受损灾共造成400多亩鱼塘过基决堤，损失估计超过50万元；×× 鱼苗场，因受新街河段筷子围漫顶洪水冲击 ，损失澳杂等成鱼1万斤，鱼苗116万尾，造成直接损失38万多元。这次暴雨所造成的受灾面较大，损失严重，尤其是对我区的蔬菜、水产业以及水利工程破坏较大，一批重灾区专业户损失惨重，生 产自救能力差。要开展生产自救工作，当务之急就是给予这批重灾户必要的启动资金扶持，帮助他们恢复生产，渡过难关。同时， 即使修复被水毁坏的工程，做好下一步的防汛工作。鉴于这笔资金的需求量较大，只靠本区的财力实难解决。为此，恳请市政府对我区的抗灾复产工作予以大力支持，帮助解决救灾资金2500万元，其中：银行贷款指标1000万元，市贴息农业贷款1000万元，无偿救灾款500万元，以确保今年我区农业生产和防汛工作任务的完成。以上请示当否，请批复。
××市××区人民政府一九××年×月×日
第五章 函
一、函的含义
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
二、函的特点
函具有行文对象的多向性。一般公文只有一个行文方向，或上行，或下行，而函是可以往任何方面的任何机关行文，不管对方是上级、平级、下级，还是不相隶属机关。当然，它的基本行文方向是向不相隶属机关（包括同级机关）行文，上行和下行机会极少，只有就一些较细小的事项而下行或上行时，才会用上“函”。函的另一基本特点是写法灵活自由。通过函来办理的往往是比较具体、细小的事务，制作程序、手续一般较简便，具体写法也相当自由，篇幅短小，所以函的数量多、自由，篇幅短小，所以函的数量多、用途广 。
三、函的分类
（一）商洽函
商洽函用于相互商洽工作，如商洽干部调动，联系参观学习，请求帮助支援等，范围很广。
如《关于赴某地学习的函》
（二）问答函
问答函用于相互询问和答复问题。问答函包括询问函和答复函两种类型。请注意：答复上级机关的询问，用报告；答复下级机关的请示，用批复；答复不相隶属机关的询问，才用函。
（三）请批函
请批函用于向有关主管部门请求批准。这种函，同请示的共同点是请求批准，区别是行文方向——主送机关不同。向上级机关请求用请示；向有关主管部门请求，用函。所谓有关主管部门，即对该事项有管辖权和审批权的主管部门。
（四）告知函
告知函主要用于把某些具体事项告知有关单位，是无须对方回复的主动发函，不相隶属的机关间或上下级之间皆可以使用。
四、函的写作
（一）函的标题
函的标题多数与一般文件一样，由发文机关名称、事由和文种名称三部分组成，有时可略去发文机关。稍有不同的是文种名称有“函”与“复函”的区别；致函用“函”；对致函的复文则用“复函”。有些复函的标题与批复一样，有时采用四项式，即由发文机关名称、事由、主送机关名称和文种名称四部分组成。例如《国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给湖北人民政府办公厅的复函》。
（二）正文
函的正文，强调就事论事。应直陈其事，少讲空洞的大道理和客套话。
1.致函
致函在开头即可直接提出问题，说明发函的缘由，然后用简洁的语言将需要商洽、联系、询问、告知的事项清楚明了地表达出来。结尾一般用惯用语收束。如只是告知对方不必回复的，常用“特此函告”；若是要求对方复函的，则用“ 盼复“、”“望函复”、“请即复函”等语。
2.复函
复函是被动发函，因此在开头要引述所答复的来文的日期、标题、发文字号等，以体现其针对性。在引述来文之后，可用“经研究，函复如下”、“关于××问题现答复如下”一类的话过渡，然后针对来函询问的问题给予明确的答复。答复的内容要有针对性，问什么答什么；不要答非所问，也不要问一答十。复函结尾常用的惯用语有“特此复函”、“特此回复”等；如是下行文，还可用“此 复”。
第六章 会议纪要
一、会议纪要的含义、
会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
二、会议纪要的分类
（一）议定性会议纪要
议定性会议纪要是与会人员经过商议，对某些事项或问题作出一致决定，需要共同遵守执行时，用会议纪要形式写下的文字依据。这种会议纪要，在一般的日常办公会议中经常使用。
（二）周知性会议纪要
周知性会议纪要是通过如实传达会议情况，以达到传递信息、交流经验为目的的一种纪实性会议纪要。一些座谈会、经验交流会、学术讨论会经常使用它。
三、会议纪要的写作
（一）标题
会议纪要的标题，有两种形式：
1.单标题
即由会议名称（全称）加文种组成的标题。例如：《全国农村工作会议纪要》 。大多数公文中的会议纪要采用这种单标题形式。
2.双行标题
即由正副两个标题组成。正标题阐述会议主要内容精神，副标题交代会议名称、范围和文种。[例] 以十五大精神为指导，开创冬季工作新局面——××地区县、市长会议纪要。这种标题形式在公文中不常见，多是在报纸作为新闻报道时出现。
（二）发文时间和主送机关
会议纪要的发文时间，一般应放在标题下面，用圆括号括起来。主送机关不写（可在文尾注明发送机关）
（三）正文
会议纪要的正文，一般为总分式结构，即将正文分成总述、分述两部分。如另有结尾，即为总分式。具体写法和要求如下：
1.总述部分
这是全文的前言、导语，一般包括简要交代会议的时间、地点、主持单位、参加人员、会议议题，介绍会议情况、结果、会议评价，等等。但是，并非每份会议纪要都必须将以上内容全写进去。有时，可根据具体情况，省略某些内容不写。如有些内容广泛、复杂的大型会议纪要，只交代发文背景即可，而有些内容简单的日常办公会议纪要，往往不写会议议题、情况介绍和会议评价。
[例]××省××局办公室会议纪要
（一九××年×月×日）
一九××年×月×日，××局长主持召开了局办公会议，出席会议的有××，×× ×××，×××副局长和各处负责同志，研究决定有关事项如下：
一、……………………………………
二、 ……………………………………
三、 ……………………………………
××局办公室整理
2. 分述部分
这是全文的重点、主体。主要写会议的讨论情况和结果。一些简单的小型会议（如日常办公会议）的会议纪要，可不写讨论情况，直接写决定事项。较多的大、中型会议的会议纪要，一般均不可省略会议讨论情况介绍。尤其是一些学术讨论会，座谈会，既要反映与会人员的一致意见，也要反映少数有价值或代表性的不同意见。具体写法有如下几种：
（1）发言记录式
即按会议发言的顺序，将每个发言人的主要意见归纳整理出来。这种写法的好处，是能如实地反映出会议的讨论情况和各人的不同看法。一些座谈会、讨论会常用这种写法。但是必须注意，不可将发言人的所有话不加选择地全部写进，要精选能代表发言人观点的话。每次发言的人的姓名都必须写明，必要时还需写明其工作单位和职务。如前言中已介绍过其职务，后面可以省略。否则，一般均在其第一次发言时注明。
（2）分类式
即按内容性质分类写，每一类有一个相对对立的小中心，并用小标题或数字标明。这种写法的好处是条理清晰，问题集中、突出，多数会议，尤其是各种办公会议和一些内容广泛、复杂的大型会议，多用这种形式。例如《全国农村工作会议纪要》，在开头的总述部分之后，按有关问题的性质，分了六大类，加小标题后，分别进行阐述。
（3）综合式
即将前两种分类形式综合在一起使用。这种形式的好处是既能突出会议的各个要点，又能如实反映在具体问题上各人看法的异同。一般的座谈会、讨论会常用这种方法。
（四） 注意事项
1．除发言记录式写法外，一般的会议纪要中，除报告人的姓名和重要发言的发言人的姓名要写出外，一般的综合意见，大都用“与会者认为”、“会议提出”等方法表述。
2．多数会议纪要写完分述事项便自然结尾。少数会议纪要有时另写结尾，其内容主要是对会议的评价，提出号召或要求。
四、会议记录与会议纪要的区别
会议纪要与会议记录都是会议文体，都具有很强的纪实性。它们的区别主要在这几方面：
1.要求与写法
会议记录一般凡正式会议必有，按会议进程，依次、逐项记录。会议纪要则并非每次会议必有，只有当会议结果需正式行文外发时，才在会议记录的基础上整理成文。而且有时可以打乱会议记录的某些顺序，进行综合分类撰写。
2.性质和作用
会议记录是未经加工整理的原始材料，不是正式文件，也不外发，它只是作为资料和凭证而保存。会议纪要则是经过对会议记录的加工、整理后，择要写出的正式文件。它外发后，往往对有关部门具有一定的约束力。
