東城國際酒店公文處理實施細則
第一章
總則
第一條
爲使本酒店的公文處理工作規範化、制度化、科學化，提高公文處理工作的效率和公文質量，制定本細則。
第二条
酒店的公文，是酒店在經營管理過程中所形成的具有管理效力和規 范格式的公務文書，是傳達貫徹上級或不相隸屬的行政、業務主管單位和酒店管理層的方針、政策，發佈酒店規章制度，施行酒店經營措施，請示和答復問題，指導、佈置和商洽工作，報告情況，進行業務聯繫，交流經驗的重要工具。
第三条
總經理辦公室是本酒店公文處理的管理部門，主管和指導酒店各部 門的公文處理工作。各部門文員具體負責公文處理工作。
第四条
公文處理必須做到及時、準確、安全。公文由總辦或文秘人員統一 收發、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。
第五條
各部門要努力提高公文處理工作的效率和質量。行文精簡，表述明確，注重效用。
第六條
在公文處理工作中，必須嚴格執行有關保密規定，確保酒店商業機密與資料安全。
第二章
公文種類
第七條
本酒店適用的公文種類主要包括：
（一）決定 適用于以董事會、總經理或酒店名義嘉獎或處分員工；發佈酒店綱領性
的政策、制度；對重要事項或者重大行動做出安排等。
（二）指示 適用于董事會和酒店領導層對各部門或人員佈置工作，闡明工作活動的 指導原則。
（三）通告 適用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事宜。
（四）通知 適用於批准轉發各部門的公文，轉發上級單位、主管部門或不相隸屬單 位的來文；發佈酒店一般性的規章、規範；傳達要求部門辦理和有關部門需要周知或者共同執行的事項；以酒店名義任免和聘用幹部。
（五）通報 適用于表彰先進、批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
（六）報告 適用于向領導、向上級單位、主管部門彙報工作，反映情況，提出意見 或者建議，答復上級單位、主管部門以及酒店領導向部門的詢問。
（七）請示 適用于向上級單位、酒店領導或部門主管請求指示、批准。
（八）批復 適用于答復下級、下屬的請示事項。
（九）函 適用於不相隸屬單位（平行文）之間相互商洽工作、詢問和答復問題； 向有關主管部門請求批准等。
（十）會議紀要 適用于記錄、傳達會議情況和議定事項。
第三章
公文格式
第八条 酒店對外公文（上行文、平行文），對內決定、決議性公文，由發 文單位、秘密等級、緊急程度、發文字型大小、簽發人、標題、主送單位、正文、附件、印章、成文時間、抄送單位、印發單位和印發份數等部分組成（見附件格式一）。酒店內部公文分爲上行文、下行文和部門之間行文。上行文指各部門向直屬上級部門請求批示或提交報告的文件，由（見附件格式二）；下行文指以酒店或總辦名義發給各部門的事務性文件；部門之間的行文指部門與某個或某幾個部門之間商洽工作或知照事項。一般由主送部門（“致”）、發文部門（“由”）、相關人員或部門（“抄送“）、成文時間（“日期”）、版本/修改、頁數/份、文件編號、主題、正文、擬稿、審核、簽發、批示等部分組成（見附件格式三）。
（一）發文單位應當寫全稱或規範化簡稱。
（二）秘密公文應當標明“秘密”字樣，及份數序號。
（三）緊急文件應當分別標明“特急”、“急件”。
（四）發文字型大小，包括單位代字、年份、序號，如“東城店總字（2004）001 號”等。
（五）內部上報的公文，應當在首頁注明簽發人姓名。
（六）公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內容，準確標明公文種類。標題中除轉發檔案名稱和規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
（七）公文如有附件，應當在正文之後，成文時間之前注明附件順序和名稱。
（八）印章是公文制發單位對公文生效負責的憑證。酒店對外公文及決定、決議性內部公文，應當加蓋印章。加蓋印章時，應端正，做到上不壓正文，下壓成文日期。
（九）成文時間。對外公文及決定、決議性內部公文以文件簽發人簽發的日期爲准。內部公文以發文部門負責人簽發日期爲准。
（十）酒店對外上報的文件（上行文），可按照上級單位的要求標明主題詞。
第九条 公文用紙 （一）公文用紙一般採用國際標準公文用紙 A4 型（長 297CM，寬210CM）。左側裝訂。張貼的公文用紙大小根據實際需要確定。
（二）酒店上行文、平行文和重要性的下行文，原則上使用“東城國際酒店文件”紙（如附件格式一）。文件一頁不夠用時，從第二頁開始用 A4 複印紙。
（三）各部門的上行文首頁一律使用“酒店文件”紙（A4）型（見附件格式二），不夠用的，從第二頁開始可用 A4 型複印紙。
（四）部門之間行文一律採用“酒店內部通啓”紙（A4）型(見附件格式三),不夠用的，從第二頁開始可用 A4 型複印紙。
第四章
行文規則
第十條
各級部門的行文關係，應當根據各自的隸屬關係和職權範圍確定。
第十一條
平級部門間爲知照事項，商洽工作，解決問題，在本部門職權範圍內，可以互相行文，由部門主管領導簽發。涉及面廣的重要事情，由單一部門對各部門行文的，由總辦經總經理審閱簽發，由本部文員分發各部；部門請示、報告文經總經理批准同意，需由部門轉發其他部門的文件，由部門主管領導簽名，總辦主任加蓋總辦印章後，由本部文員分發。
第十二條
總辦是酒店唯一可對外行文的部門。對外行文時需加蓋酒店公章。集團或公司內部之間的外行文加蓋總辦印章。
第十三條
各部門的上行文一般爲請示、報告，應當逐級上報，由部門經理、總監簽發，經主管領導提出擬辦意見後，交總辦轉呈總經理批示。
第十四條
各級部門一般不得越級請示。因特殊情況必須越級請示時，相關文件應當抄送被越過的上級部門。
第十五條
“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送領導。
第十六條
“報告”中不許夾帶請示事項。
第五章
公文辦理
第十七條
公文辦理分爲收文和發文。收文辦理一般包括：傳遞、簽收登記、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷毀等程式；發文辦理一般包括：擬稿、審核、簽發、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程式。
第十八條
日常事務性公文，應按逐級上報的順序及時送領導批示，或者交有關部門辦理。緊急公文，應當提出辦文時限。酒店收到外來文，由總辦填寫“東城國際酒店文件呈批表”（見附件格式四），由總辦主任提出擬辦意見，送主管領導批示。
第十九條
承辦單位應當抓緊辦理，不得延誤、推諉。
第二十條
送領導批示或者交有關部門辦理的公文，總辦及各部文員要負責跟辦，做到緊急公文跟蹤催辦、查辦，重要公文重點催辦、查辦，一般公文定期催辦、查辦。對下發的重要公文，應當及時瞭解和反饋執行情況。
第二十一條
草擬公文應當做到：
（一）
制訂規章制度、酒店政策要符合國家、省、市的有關規定，具有可操作性，切實可行； （二）
情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，標點準確，篇幅力求簡短。
（三）
人名、地名、數位、引文準確，引用公文應當先引標題，後引發文字型大小，日期應當寫具體的年、月、日。
（四）
結構層次序數，第一層爲“一、”，第一層爲“（一）”，第三層爲“1.”，第四層爲“（1）”,第五層爲“①”。
（五）
用詞用字準確、規範。文內使用簡稱，一般應當先用全稱，並注明簡稱。
第二十二條
公文中的數位，除成文時間、部分結構層次序數和詞、片語、 慣用語、縮絡語具有修辭色彩語句中作爲詞條的數位必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數字。
第二十三條
審批公文，主批人應當明確簽署意見，並寫上姓名和審批時間， 其他審批人圈閱或簽名，應當視爲同意。
第二十四條
草擬、修改和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求，不許在 文稿裝訂線外書寫、列印。
第二十五條
傳遞秘密公文，必須採取保密措施，確保安全。
第二十六條
凡不按此細則辦理的文件，總辦可退回部門重新辦理。
第二十七條
本細則由總辦負責解釋。
第二十八條
本細則自 2004 年 1 月 12 日起實行，此前公文處理辦法凡與本細則不符的，以本細則爲准。
