协同办公系统项目建议书 二○○六年十月十六日 一． 前言 无论是企业还是政府机关，都会有大量的文案需要处理，复杂的工作流程需要安排，决策者需要依据纷乱的信息作出重要的决定。拥有一套智能化、信息化的办公系统，对办公人员和企业决策者来说，工作效率上的提高是显而易见的。在网络连接千万家的时代，办公自动化还使得不同地理位置之间的不同单位或部门之间进行协同办公成为可能。今天的中国，“企业信息化”、“政府部门信息化”都忙得如火如荼，一套优秀的办公自动化（OA）系统将是企事业单位迈进数码时代的“基石”。
众所周知，我们绝大多数企业和非赢利单位，都采用层层授权的金字塔式的管理模式，从控制论的角度看，这种模式的好处是容易控制全局，但底层和中层人员与上级之间的信息反馈往往不畅通，高层了解底层的信息除了通过的直接下属（中层管理者）外，就是自己亲自了解，亲自了解往往很累；
通过中层管理人员，则有一个信息反馈的效率和成本问题，无疑，单位的信息化能提高效率节省成本。
基于层层授权、各司其职的思想，近年来应用较广的企业信息管理系统（MIS）、ERP等。这些软件使企业高层很方便地了解企业采购，销售，库存以至财务的情况，企业的中层到底层都置于了最高层的管理监督之下。因此这类软件大多上级对下级控制有余，同级与同级的部门与人员协作交流不足。控制太多，人就会变成机器，工作就缺乏乐趣，只有协作交流起来，工作就变得轻松有趣，更符合人性，更容易发挥普通人的 智慧和积极性。办公自动化软件把单位的各个部门紧密联系在一起，强化了机构内部员工之间、部门之间的信息交流与协同工作，使得机构内部的办公、业务流程都能在内部局域网或互联网上进行，相互间可以亲密地交流协作！ 办公自动化的发展是一个不断进化的过程，随着电脑和网络技术的发展可以分为以下几个阶段：办公电脑化，单位有了电脑，可以打印文件，保存数据，用一些单机版软件等。办公网络化，单位的电脑有了局域网并连上了互联网，实现了资源共享，但内部缺乏秩序和安全。网络程序化，在办公网络化的基础上，有了网络办公软件的办公平台，实现了轻松有序的管理。将来还可能有网络办公的智能化，办公变得越来越轻松。
二． 立项依据 1． 目前协同办公系统现状 目前已有不少软件公司已开发出办公系统，但目前的办公系统存在一些缺陷，使用户使用起来比较困难，主要问题有 a． 没有实现办公功能，只是提供信息共享的功能，员工之间工作不能协同；
b． 安全、权限功能简单，不能灵活控制用户访问权限，容易造成重要信息的泄漏；
c． 由于目前没有统一的工作流标准，各企业的工作模式也存在差异，所以办公协同往往采用固化工作流过程，大大的减低了工作流的灵活性。当企业在某一工作上的流程有变动，相应的流程也需要专业人员修改，提高了系统的维护难度；
d． 系统扩展性差，当有新的业务需求时不能灵活添加业务模块；
e． 系统可维护性差，需要由专业人员进行维护，提高了维护成本；
2． 协同办公系统 1.系统架构: J2EE开发,多平台,多国语言支持,安全可靠 对应Oracle, MS SQLServer等多种数据库 全面对应B/S构架,维护简单,支持移动办公新概念 桌面精灵,中文短信把信息推动到您身边。
二次开发能力强,支持浏览器上的ERP数据报表查询打印, 图表分析 2.方便易用：
完全采用流程化客户界面设计，操作简便直观。完全基于浏览器界面、安装方便，客户端只需安装大众的IE浏览器，且操作简单、方便，只要懂上网便能得心应手使用该软件，不需要做额外的使用培训。
3.维护轻松：
完全基于B/S结构的设计，可使用户轻松实现单点维护、全面升级。摆脱了传统C/S结构实施、维护工作复杂，升级系统时系统管理员需要四处奔波的情况。
4.个性化的管理流程定义功能：
现代管理思想中十分重视过程管理（Process Management）。ISO9000的核心思想正是通过对过程质量的监控，实现系统的质量保证的。过程管理是将业务划分为相对独立的过程，一个过程的输出将成为下一个过程的输入，而对于过程内部则使用标准的程序（Procedure）进行管理和控制。基于这种思想，Digital Office将各种需要进行流程管理的日常办公行为划分为申请提交、审批流转、登记办理等几个层次：各种不同事务的处理过程完全由用户自行设定。这样，可以使单位根据自身特点充分实现管理工作的个性化特色，同时为单位随时调整管理流程变革提供了有力保证。除此以外，Digital Office的工作流技术将日常办公的各种业务工作紧密联系起来，不需要手工的干预就可以将“正确的信息在正确的时间”传递给参与者，这样就大大提高了信息传递的效率，减少了延迟。
5.支持工作流程自动化应用：
所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公自动化应用系统的核心应用——公文审批流转处理、会议管理等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库、发布）。
Digital Office工作流程自动化的目标就是要协调组成工作流的四大元素，即人员、资源、事件、状态，推动工作流的发生、发展、完成，实现全过程监控。不仅管理工作流全过程的所有信息和操作，而且还可主动推进工作流程的实现，如及时地自动收回或赋予不同人员的操作权限（如起草人起草文件完毕即不可修改文件内容，而其上级领导获得文件的签署权或对内容的修改权）、主动提示和催促工作人员实现某一阶段的处理，从而整体提高工作流处理的效率。
6.一体化的工作管理平台：
单位日常办公管理工作有一个共同的特点，就是各部门的业务不是孤立的，而是在互动的过程中相互促进，共同提升。与单一的业务管理软件不同，DIGITAL OFFICE系统根据现代办公理念而设计，将各种相关办公业务进行合理整合，提供了统一的操作平台，实现了办公管理业务信息的全面共享。将各职能部门紧密结合，形成一个有机的整体，从而提升了单位整体的管理、服务效率。
7.自定义实现个性化：
DIGITAL OFFICE拥有广泛的适用能力，能够适应不同行业、不同类型、不同管理流程、不同组织机构的单位的需求。Digital Office的适用性源于其出色的自定义能力。用户可以根据自身的管理需求和特点自定义部门结构、角色权限、工作流程、字典参数等等。Digital Office的这种灵活的机制不仅满足不同单位的个性化需求，同时为单位日后的管理提升提供了基础。“运动是永恒的”，世界总是处在不断的变化之中。各客户单位为了谋求发展也要不断的“求变”。当用户单位增加新的管理项目、进行管理革新时，Digital Office可以方便的满足管理变更的需求。
8.先进的目标任务管理思想：
通过Digital Office系统的工作计划及日志管理功能，可以实现内部工作目标的及时下达，反馈，调整。使管理者对于目前工作的进展情况一目了然。降低了工作实施管理中的潜在风险，提高了对于工作进度与效果的监管力度。同时提供企业员工工作业绩考核的数据依据 9.支持协同工作和移动办公：
采用WEB开发标准，可以随时实现在互联网上的应用，提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到企业办公自动化系统；
将办公自动化系统应用地点由固定的物理位置延伸到其他所有被网络覆盖的地方，可提高工作效率和减少费用，并且符合现代办公方式的发展特点。
10.与其它办公工具软件的良好结合：
提供电子邮件的管理功能。
信息是办公自动化、决策科学化的基础。电子邮件系统作为信息传递与共享的重要的工具和手段，满足办公自动化系统最基本的通信需求。吉泰来网络办公系统自主开发的WEB—MAIL功能。可以与各种通用的邮件服务器软件结合使用，也可内部独立使用，实现内部邮件与外部邮件的无缝结合，提供了离线邮件处理、群发、多邮箱管、邮件接收自动分类归档等各种功能。
支持复合文档型的数据 11.完整的安全控制功能：
办公自动化系统所处理的信息一般会涉及单位机关的机密，而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的，因此安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。吉泰来网络办公系统软件采用三级加密技术，操作系统级（配合防火墙软件）、数据级（数据加密）、用户级（安全权限的划分限制）。为企业信息的安全畅通提供了有力保障。
12.灵活的系统体系构架：
各类型单位虽然管理模式多种多样，但究其管理内容，大同小易，在产品化开发中，Digital Office注意从提高产品适用范围的角度，充分调研各类企业单位管理模式、内容，精心选择设计核心平台功能，为用户预留可反映其自身管理特色的设置功能，实现了用户自行定义内部管理体系结构，设置各种管理工作流程，系统参数全动态设置等功能。同时，可以使用户根据自己企业的实际情况灵活选取所需要的模块，并可与其他业务系统通过定制接口无缝衔接，实现内部信息系统间的互通、互联。
13.产品化开发，降低用户成本：
产品化开发的模式可以降低软件开发商的开发费用，提高技术投入的重复利用比率，最终反映在产品价格上，使用户的购买成本大大下降。
三． 总体设计方案 1． 系统特点 方便易用：
完全采用流程化客户界面设计，操作简便直观。完全基于浏览器界面、安装方便，客户端只需安装大众的IE浏览器，且操作简单、方便，只要懂上网便能得心应手使用该软件，不需要做额外的使用培训。
维护轻松：
完全基于B/S结构的设计，可使用户轻松实现单点维护、全面升级。摆脱了传统C/S结构实施、维护工作复杂，升级系统时系统管理员需要四处奔波的情况。
个性化的管理流程定义功能：
现代管理思想中十分重视过程管理（Process Management）。ISO9000的核心思想正是通过对过程质量的监控，实现系统的质量保证的。过程管理是将业务划分为相对独立的过程，一个过程的输出将成为下一个过程的输入，而对于过程内部则使用标准的程序（Procedure）进行管理和控制。基于这种思想，DIGITAL OFFICE将各种需要进行流程管理的日常办公行为划分为申请提交、审批流转、登记办理等几个层次：各种不同事务的处理过程完全由用户自行设定。这样，可以使单位根据自身特点充分实现管理工作的个性化特色，同时为单位随时调整管理流程变革提供了有力保证。除此以外，DIGITAL OFFICE的工作流技术将日常办公的各种业务工作紧密联系起来，不需要手工的干预就可以将“正确的信息在正确的时间”传递给参与者，这样就大大提高了信息传递的效率，减少了延迟。
支持工作流程自动化应用：
所谓的工作流就是一组人员为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公自动化应用系统的核心应用——公文审批流转处理、会议管理等。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库、发布）。
DIGITAL OFFICE工作流程自动化的目标就是要协调组成工作流的四大元素，即人员、资源、事件、状态，推动工作流的发生、发展、完成，实现全过程监控。不仅管理工作流全过程的所有信息和操作，而且还可主动推进工作流程的实现，如及时地自动收回或赋予不同人员的操作权限（如起草人起草文件完毕即不可修改文件内容，而其上级领导获得文件的签署权或对内容的修改权）、主动提示和催促工作人员实现某一阶段的处理，从而整体提高工作流处理的效率。
一体化的工作管理平台：
单位日常办公管理工作有一个共同的特点，就是各部门的业务不是孤立的，而是在互动的过程中相互促进，共同提升。与单一的业务管理软件不同，DIGITAL OFFICE系统根据现代办公理念而设计，将各种相关办公业务进行合理整合，提供了统一的操作平台，实现了办公管理业务信息的全面共享。将各职能部门紧密结合，形成一个有机的整体，从而提升了单位整体的管理、服务效率。
自定义实现个性化：
DIGITAL OFFICE拥有广泛的适用能力，能够适应不同行业、不同类型、不同管理流程、不同组织机构的单位的需求。DIGITAL OFFICE的适用性源于其出色的自定义能力。用户可以根据自身的管理需求和特点自定义部门结构、角色权限、工作流程、字典参数等等。DIGITAL OFFICE的这种灵活的机制不仅满足不同单位的个性化需求，同时为单位日后的管理提升提供了基础。“运动是永恒的”，世界总是处在不断的变化之中。各客户单位为了谋求发展也要不断的“求变”。当用户单位增加新的管理项目、进行管理革新时，DIGITAL OFFICE可以方便的满足管理变更的需求。
先进的目标任务管理思想：
通过DIGITAL OFFICE系统的工作计划及日志管理功能，可以实现内部工作目标的及时下达，反馈，调整。使管理者对于目前工作的进展情况一目了然。降低了工作实施管理中的潜在风险，提高了对于工作进度与效果的监管力度。同时提供企业员工工作业绩考核的数据依据 支持协同工作和移动办公：
采用WEB开发标准，可以随时实现在互联网上的应用，提供办公人员在办公室以外的办公手段，他可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到企业办公自动化系统；
将办公自动化系统应用地点由固定的物理位置延伸到其他所有被网络覆盖的地方，可提高工作效率和减少费用，并且符合现代办公方式的发展特点。
与其它办公工具软件的良好结合：
信息是办公自动化、决策科学化的基础。电子邮件系统作为信息传递与共享的重要的工具和手段，满足办公自动化系统最基本的通信需求。吉泰来网络办公系统自主开发的WEB—MAIL功能。可以与各种通用的邮件服务器软件结合使用，也可内部独立使用，实现内部邮件与外部邮件的无缝结合，提供了离线邮件处理、群发、多邮箱管、邮件接收自动分类归档等各种功能。支持复合文档型的数据 完整的安全控制功能：
办公自动化系统所处理的信息一般会涉及单位机关的机密，而且不同的办公人员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的，因此安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。吉泰来网络办公系统软件采用三级加密技术，操作系统级（配合防火墙软件）、数据级（数据加密）、用户级（安全权限的划分限制）。为企业信息的安全畅通提供了有力保障。
灵活的系统体系构架：
各类型单位虽然管理模式多种多样，但究其管理内容，大同小易，在产品化开发中，DIGITAL OFFICE注意从提高产品适用范围的角度，充分调研各类企业单位管理模式、内容，精心选择设计核心平台功能，为用户预留可反映其自身管理特色的设置功能，实现了用户自行定义内部管理体系结构，设置各种管理工作流程，系统参数全动态设置等功能。同时，可以使用户根据自己企业的实际情况灵活选取所需要的模块，并可与其他业务系统通过定制接口无缝衔接，实现内部信息系统间的互通、互联。
产品化开发，降低用户成本：
产品化开发的模式可以降低软件开发商的开发费用，提高技术投入的重复利用比率，最终反映在产品价格上，使用户的购买成本大大下降。
2． 开发平台 根据需求和我公司长年的设计开发经验，决定使用JAVA语言为基本编程语言，使用J2EE框架为主要开发平台，提供先进的三层访问模式。
上图为典型的三层访问模型，用户通过Web浏览器访问Application Server，由于我们采用的系统架构主要使用Servlet＋JSP模式，这样就与应用服务器整合为一层，通过服务器管理后台BEAN与数据库交互，实现用户与数据访问的隔离，提供了整体运用的灵活性和安全性。
随着越来越多的开发人员都想编写分布式的，事务型的企业及应用程序，以及平衡速度、安全及服务器方可靠度的技术。如果你已经在这个领域工作，你应该知道在当今的快速变换及需求的电子商务及信息技术的世界里，企业应用程序需要设计、编译、产生低价位的、高速的、占用少量资源的程序。
为了缩减开发成本，快速跟踪企业应用的设计和开发，J2EE技术提供了基于组件的设计方法，开发、集成、部署应用程序。J2EE平台提供了多层分布式应用模式，使具有重用的能力，并集成了基于XML的数据交换——一个统一的安全模式及灵活的事务控制。
J2EE平台使用多层分布式的应用模式。应用逻辑根据其功能分成多个组件，各种不同的应用组件构成分布在不同的依赖于层的机器上的J2EE程序。下面列出了位于不同层的组件 . 运行在客户机上的客户层组件 . 运行在J2EE服务器上的网络层 . 运行在J2EE服务器上的逻辑层 . 运行在EIS服务器上的企业信息层 尽管J2EE应用程序可以由三层或四层构成，J2EE应用程序通常由三层构成，因为他们分布于三个不同的位置：客户及，服务器，后台数据库服务器。通过这种方式运行的三层应用模式拓展了基于客户／服务的两层模式。
J2EE应用程序由组件构成。一个J2EE组件是自包含的，与其相关的语气它组件通信的类及文件集成到J2EE应用程序的功能软件单元。J2EE规范定义了下面一些组件：
。
运行在客户端的应用客户程序及小程序。
。 运行于服务器网络的Servlet&Jsp组件。
。
运行于服务端的企业逻辑组件——EJB。
J2EE组件用Java语言编写，通过相同的方法编译。J2EE组件与标准Java类的不同之处在于J2EE组件集成到了应用程序中，证明能很好的组成，与J2EE规范兼容，并部署到负责运行、管理的J2EE服务器上。
J2EE客户端 J2EE客户端可以使网络浏览器也可以是桌面应用程序。
网络浏览器 网络客户程序由两部分组成：动态网页包含各种标记语言（HTML,XML等），它由运行于网络层的网络组件产生，浏览器从服务器接受信息并反馈到页面上。
网络客户端又称为瘦客户。瘦客户端通常不运行像查询数据库，执行复杂的业务规则，或连到合法的应用程序。当你使用瘦客户时，重量级的操作都载入到运行于J2EE服务器上的企业Bean，它能够均衡安全，速度，服务及可靠性。
小程序 网页可以包含小程序。小程序是一个较小的用java语言编写的程序，并能通过安装在浏览器上的虚拟机运行 网络组件首选API，它可以创建网络客户层，因为在客户系统中它不需要插件或安全策略文件，宁外，网络组件能提供更干净的，模块化的应用设计，因为它将程序设计与页面设计相分离。这样，页面设计人员可以进行页面设计而不需要懂Java程序设计。
应用客户端 J2EE应用客户端运行在客户上，它为用户处理任务提供了比标记语言丰富的接口。典型的是它拥有通过Swing&AWTAPI建立的图形用户界面，基于命令行的接口也是可以的。
应用客户端可以直接调用业务逻辑层的企业bean。
JavaBean组件结构 服务端及客户端也可以包含基于JavaBean组件来管理客户端与运行于服务端的组件间的数据流或服务端组件与数据库间的数据流。J2EE规范没有认为JavaBean为j2EE组件。
JavaBean组件有实例变量和get,set方法来设置、获取变量值。
网络组件 J2EE网络组件可以是servlet或jsp。Servlet是java类，它能动态处理请求及响应。Jsp页面是基于文档的，能像servlet一样执行的能允许更多的静态页面内容。
静态HTML页面及applets域网络组件绑在一起，但J2EE规范没有认为这些为网络组件。
网络层可以包含JavaBean组件来管理用户输入、发送输入道逻辑层的EJB以处理。
业务逻辑组件 业务逻辑代码是解决、达到特定业务领域的需求，如银行、零售、金融，又EJB处理的业务逻辑层。
企业Bean可以重新从存储器找回数据，如果必要并处理它，然后发送到客户程序。
总共有三种EJB：会话bean，实体bean，消息驱动bean。
会话bean代表短暂的与客户的会话，当客户结束执行时，会话bean及它的数据就消失了。与会话bean相比，实体bean代表存储在数据库的表，如果客户结束程序或服务器关闭，潜在的服务方法会将数据存储。
J2EE容器 瘦客户端的多层应用程序总是很难开发，因为它包括各个层的事务处理、状态管理、多线程、资源池和其他复杂底层细节等等的错综复杂的编码。但是基于组件和平台独立的J2EE平台使J2EE应用程序容易开发，因为商业逻辑被封装在可重用的组件（EJB）中。另外J2EE服务器以容器的形式为所有组件提供底层服务，因此你不必再为这些底层服务二伤脑筋，而可以专注于解决商业问题。
容器服务 容器（Container）是组件和支持组件功能的底层特定平台（如数据库）之间的接口。在运行Web组件、企业Bean或者J2EE应用程序客户端之前，你必须将它们装配到一个J2EE应用程序中，并部署它们到容器中。
装配的过程包括为J2EE应用程序的每个组件 和J2EE应用程序本身设置容器的配置信息。这些配置信息定制J2EE服务器支持的底层服务，包括安全，事务管理，Java命名和目录接口（JNDI）查找和远程连接等。下面使这些服务的精简描述：
l J2EE安全模型让你配置Web组件或者企业Bean以使系统资源只被授权用户访问 l J2EE事务模型让你指定属于同一个事务的多个方法以使这些方法作为一个原子操作被执行 l JNDI查找服务为企业应用中的多种命名和目录服务提供统一接口使应用程序组件可以统一访问这些命名和目录服务。
l J2EE远程连接模型管理客户端和企业Bean之间的底层通信。企业Bean被创建后，客户端调用它的方法就像在本地虚拟机中的调用一样。
事实上，J2EE体系结构提供可配置服务意味着同一个J2EE应用程序中的组件可以根据不同的部署环境而有不同的行为。例如，一个企业Bean的安全配置可以使它在一种产品环境中有一个级别的数据库数据访问权限，而在另一种产品环境中有不同的数据库数据访问权限。
容器也管理着很多不可配置的服务，如企业Bean和Servlet的生命周期，数据库连接池，数据持久化机制和J2EE平台API的访问权等等。尽管数据持久化机制是不可配置服务，但是J2EE体系结构允许你忽略容器管理的持久性（Container-Managed Persistence,CMP）机制在企业Bean实现中加入合适的代码，当然除非你确实需要比容器管理持久性机制提供的更多的应用程序控制权，否则使用容器管理的持久性。例如你可以用Bean管理的持久性（Bean-Managed Persistence,BMP）机制来实现自己的查找方法或者创建一个定制的数据库缓冲池。
容器类型 部署过程将J2EE应用程序安装到J2EE容器中。图1-5展示了组件在容器中的情况：
图 1-5 J2EE 服务器和容器（Container） J2EE server（J2EE服务器） J2EE产品的运行时服务部分。一个J2EE服务器提供EJB容器（EJB Container）和Web容器（Web Container）。
EJB容器 管理J2EE应用程序中企业Bean的运行。企业Bean和它们的容器在J2EE服务其中运行。
Web容器 管理J2EE应用程序中JSP页面和Servlet组件的运行。Web组件和容器也在J2EE服务其中运行。
Application client container（应用程序客户端容器） 管理应用程序客户端组件的运行。应用程序客户端和它的容器运行在客户机。
Applet container（Applet容器） 管理Applet的运行。由在客户端运行的浏览器和Java插件组成。
打包J2EE组件 J2EE组件都分开打包然后组装成一个J2EE应用程序来部署。每一个组件用到的文件如GIF、HTML文件或者服务器端的实用类文件等，再加上一个部署描述符文件都被装配到一个模块然后加入到J2EE应用程序中。一个J2EE应用程序由一个或多个企业Bean组件模块、Web组件模块和应用程序客户端组件模块组成。最终企业解决方案会根据设计需要由一个或者多个J2EE应用程序组成。
J2EE应用程序和它的每一个组成模块都有自己的部署描述符文件。部署描述符文件是描述组件部署配置信息的XML文件。例如，一个企业Bean的部署描述符文件声明了企业Bean的事物属性和安全授权。由于这种简单的声明形式，可以在不修改Bean的源代码的情况下修改这些信息。运行时，J2EE服务器读取部署描述符并根据读取信息在组件上执行相应动作。
J2EE应用程序和它的所有模块都被打包到一个EAR（Enterprise Archive）文件中。EAR文件是后缀为.ear的标准JAR（Java Archive）文件。（在J2EE SDK提供的GUI版的应用程序部署工具中，需要先创建一个EAR文件然后将JAR和WAR（Web Archive）文件加到EAR中。而命令版本的部署工具正好相反。）下面是这些打包文件的描述：
l EJB JAR文件包含一个部署描述符文件，企业Bean文件和用到的其他文件 l 应用程序客户端JAR文件包含一个部署描述符文件，客户端类文件和其他用到的文件 l WAR文件包含一个部署描述符文件，Web组件（JSP和Servlet）文件和用到的其他文件 使用模块和EAR文件的打包方式，使用相同的组件装配成不同的应用程序成为可能，而且不需要额外的编码，只需要将用到的J2EE模块的任意组合装配成一个J2EE EAR文件。
开发者角色 可重用的的模块使将应用程序的开发和部署分配给不同的角色成为可能，因此不同的个人或者团队可以更好的分工合作。
在整个过程中，最先的两个角色提供J2EE产品和工具，搭建开发平台。平台OK之后，由应用程序组件提供者开发J2EE组件，然后应用程序装配者为特定应用装配需要的组件，最后由应用程序部署者来部署应用程序。在大的组织中，这些角色都由不同的个人或者团队来执行。这样的分工使得上一个角色的产品成为下一个角色的原料，更重要的是每个环节的产品都很轻便（portable）以方便下一环节的工作。例如在应用程序开发阶段，企业Bean开发者提供EJB JAR文件，而作为应用程序装配者的其他开发者将这些EJB JAR文件组装成J2EE应用程序并保存在EAR文件中，作为应用程序部署者的消费者站点的系统管理员用EAR文件将J2EE应用程序安装到J2EE服务器中。
当然不同的角色并不总是由不同的人来执行。例如你在一个小公司开发一个原型系统，你可能同时充当多种角色。
J2EE产品提供商 J2EE产品提供商设计并实现J2EE规范定义的J2EE平台、API和其他特性。典型的J2EE产品提供商如操作系统、数据库系统、应用服务器、Web服务器厂商，它们根据Java2平台企业版规范实现J2EE平台。
工具提供商 工具提供商是那些提供开发、装配和打包工具的组织或个人。组件开发者、装配者和部署者使用这些工具来工作。
应用程序组件开发者 应用程序组件开发者是开发J2EE应用程序可使用的企业Bean、Web组件、Applet和应用程序客户端组件的组织或个人。
企业Bean开发者 企业Bean开发者提供企业Bean的EJB JAR文件，他的工作步骤如下：
l 编写并编译源文件 l 配置部署描述符文件 l 将编译后的类文件和部署描述符文件打包为一个EJB JAR文件 Web组件开发者 Web组件开发者的工作任务是提供WAR文件：
l 编写并编译servlet源文件 l 编写JSP和HTML文件 l 配置部署描述符文件 l 将.class、.jsp、.html和部署描述符文件打包为一个WAR文件 J2EE应用程序客户端开发者 应用程序客户端开发者也提供一个JAR文件：
l 编写并编译源文件 l 配置部署描述符文件 l 将.class类文件和部署描述符文件打包进一个JAR文件 应用程序组装者 应用程序组装者将从组件开发者获得的组件文件装配成一个J2EE应用程序EAR文件。组装者可以编辑部署描述符文件。组装者的任务：
l 组装EJB JAR和WAR文件到一个J2EE应用程序EAR文件 l 配置J2EE应用程序的部署描述符文件 l 确认EAR文件的内容符合J2EE规范 应用程序部署者和系统管理员 应用程序部署者和系统管理员配置和部署J2EE应用程序，在程序运行时管理计算机和网络结构，并且监控运行时环境。包括设置事务控制、安全属性和指定数据库连接。
部署者和系统管理员的任务如下：
l 将J2EE应用程序EAR文件添加到J2EE服务器 l 修改J2EE应用程序的部署描述符为特定运行环境配置应用程序 部署J2EE应用程序到J2EE服务器 3． 系统模式 系统采用先进的B/S模式，用户可以在地球上任何可以接入Internet的地点，通过网络登陆系统办公。
4． 功能要求 4.1 日常办公：
1、 拟办工作：使用人可根据流程的使用权限选择相应的流程来创建和发起一项新工作，并根据流程的设定发送到下一环节。
如工作审批流程：申请人提出申请，递交需要审批的材料（word文档、图片等）及请求审批期限，传送至第一审批人部门进行一级审批，第一审批人审阅批示后，再传送至第二审批人（主管领导）进行二级审批，第二审批人审阅批示后，再传送至第三审批人进行三级审批。如此级级审批，最后的审批结果传送至申请人和相关执行部门，供参考和执行。
2、 待办工作：可查看和签收别人发来的工作。
如工作审批流程：我处计算机备件3月份购置计划，具体购置备件详见附件，附件名为：bj.doc，请予以审批。2003-02-28 发送人：李ⅹⅹ 请求审批期限：（4天/1天） 3、 已办工作：使用人办理完已签收的工作，办理完转发到下一个环节；
办理方式和办理权限由使用的工作流程中相应环节定义所决定。
如工作审批流程：
MIS的需求分析。2003-01-17发送人：王ⅹⅹ 附件名为：mis.doc，已审批期限：（1天/15时） 4、 交办工作：可交办某项工作给某人或某部门。
5、 委托办理：系统具有委托办理功能，在外出时可将需要自己办理的某些工作或全部工作委托他人办理，待回来后再收回办理权限。
6． 流转监控：流程管理者可在流程监控中对所管理的流程中事务的办理情况进行 4.2 公文管理：
公文流转以用于处理日常工作中的单位内外部的各种公文，利用计算机网络的高速迅捷和计算机控制的严格准确性实现公文的处理。公文管理模块相对传统公文处理而言，在很大程度上提高了公文处理效率和准确性，用户操作简便易行。公文流转包括了公文的发文草拟、发文审核、发文会签、发文签发、发文登记、发文传阅、收文签收登记、收文审核、收文拟办、收文批办、收文承办、公文归档销毁、公文查询以及公文的流程监控、公文催办、公文流程定制等。
公文流转中，用户可以预先定义公文的处理流程及相应的处理权限，在拟制、登记及公文流转过程中具有相应权限的人员可以进行公文在线编辑，可以进行跳签、插签、退签、撤销等处理。
功能包括：
收文管理 发文管理 公文传阅 公文归档 公文流转监控 公文查询 档案管理 公文模板设置 4.3 会议管理：
会议管理是对单位内的相关会议及其内容进行登记和管理，同时可以查询显示会议室的相关信息，可以向参加会议的有关人员发送会议通知。
功能包括：会议室管理、会议室查询、会议登记、会议通知、会议纪要、会议信息查询。
4.4 工作计划：
工作计划管理可针对整个组织机构、部门或具体的工程项目进行管理。管理人员可以使用本功能制订整个机构工作计划、部门工作计划或项目工作计划，同时将这些计划分解到具体的执行人员；
并可以随时检查计划的执行情况。
工作计划具有对各部门工作及个人工作计划的制定、督导、考评功能，方便各部门主管、职工对以往工作检查总结，从而对目前工作进行协调并对未来工作加以合理安排。主要功能包括：各部门工作计划（周工作计划、周工作小结、月工作计划、月工作小结、年工作计划、年工作总结）、安排职工工作任务、填写职工任务日志、填写各部门工作日志、考评职工任务日志、考评部门工作计划、查询职工工作任务、查询各部门工作计划。
4.5 财务管理：
用款管理是利用计算机网络，及时完成员工的用款申请、审批、登记的过程，提高员工用款过程的工作效率。用款的申请和审批分别在个人事务和审批登记模块中完成。
用款管理功能包括：用款登记、用款归还登记、个人用款查询、全部用款查询、用款统计、用款字典维护。
4.6 车辆管理：
车辆管理对机构内部的车辆进行统一管理，包括车辆的基本信息、使用信息、维修信息、油耗信息等。
功能包括：车型设置 车辆管理 用车申请 用车登记 4.7 人事管理：
人事机构是对组织中的人员信息进行管理，包括人员的基本信息、履历信息管理、人员的调动分配、人员信息查询统计等。
1、组织机构 对内部各级组织机构设置情况进行描述，体现内部的上下级关系。单位信息包括：部门编号、部门名称、负责人、部门电话、传真、邮编、成立时间、部门职责、办公地点、通信地址、E-mail地址、备注。
2、岗位设置 岗位设置主要用于岗位和角色两方面的设置，设置信息包括：岗位编号、岗位名称、说明、描述。
3、人员管理 对各类人员档案进行设置，形成一个人力资源信息管理中心。人员信息包括：员工编号、帐号、姓名、性别、出生日期、婚姻状况、身份证编号、户口所在地、籍贯、所属部门、个人E-mail、学历、毕业学校、签订工作年限、合同编号、合同签订日期、岗位名称、工作简历、培训简历。
4.8 考勤管理：
提供人员的考勤信息。填写请假单、审批请假单、职工销假、销假核准等 4.9 在线论坛：
使用BBS功能，可以随时发表相关的意见或针对某一问题进行讨论。
论坛类似一个非正式的会议室，为职工提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，其他人可在此进行自由的谈论和发言，包括进行咨询、解答和收集意见等。
4.10 手机短信息和桌面QQ 发送手机短信息功能是连接“计算机——手机”的桥梁，它利用Internet和GSM网络的及时、迅捷性，提高了企业沟通员工和客户的效率。
如果用户在线，则可直接用桌面QQ交流。
4.11 系统管理 系统管理是为DIGITAL OFFICE系统的正常运行提供管理功能，首次安装完后，首先要通过系统管理中机构配置管理功能建立起组织机构的管理体系结构。
系统管理包括审批流程的设置，用户可自定义各种办公事务的审批流程，如：请假、加班、用款、报销、用车、会议室预定、公务接待等等；
设置各种公文的办理流程和办理权限等。
系统管理同时提供了系统数据的备份与恢复功能，保证系统的安全正常的运行。
功能包括：机构配置管理、审批流程设置。
