王建博
[摘要]现阶段，由于社会的不断进步，有效带动了科学技术的发展。处于新时期背景下，医院需要加强自身的档案管理工作，提升档案管理效率和质量，不断完善医院中不同部门的档案管理体系。在实现档案管理自动化的过程中，提升档案信息的处理水平，提升医院可持续发展的数据管理支持，为医院的良好发展提供充足的源动力。本文针对上述内容展开研究，分析办公自动化背景下，医院档案管理工作在未来阶段的发展情况，为医院的平稳发展提供合理化建议。
[关键词]医院管理；
档案管理；
办公自动化
[中图分类号]R197 [文献标识码]A
对于医院的服务工作而言，想要始终保持足够稳定的发展势头，需要关注自身的档案管理工作。医院档案资源管理属于服务管理体系中的重要组成部分，医院档案管理工作需要实现办公自动化发展，将各种先进的科学、信息技术应用到医疗服务和基础设施配置方面。不断升级并完善医院内部的档案管理工作，利用办公自动化技术，实现档案管理工作质量的升级。
1 医院档案管理特点
1.1 数据储存安全性
对于档案管理工作而言，数据信息储存是一项重要组成部分。在此前阶段的档案资料储存工作中，大多使用纸质档案，这种纸质档案易受外界因素干扰。在潮湿或温度较高的环境下会发生文字难以辨认或文字丢失的情况，部分资料还会出现画面质量失真等诸多问题，对档案管理工作产生直接影响。但是，在应用办公自动化技术之后，档案的储存效率、储存安全性和管理效率都会大幅度上升。
1.2 高效性
针对办公自动化的实际应用情况展开分析，大部分使用单位和企业会使用办公自动化系统，为企业自身的可持续发展和稳定运行提供可靠保障[1]。传统档案管理工作中，大多采用人工管理方式，这种管理方式存在很多弊端。工作人员的劳动强度和劳动量非常高，并且管理质量和管理效率普遍不高。除此之外，医院中的部门较多，各个不同科室如果同时采用人工档案管理方式，出现差错的概率很大。但是，应用办公自动化系统能够很好地改善上述问题，能够有效提升管理效率，减少工作误差的出现[2]。
1.3 资源共享性
医院办公自动化背景下，可以有效实现各种档案资源的数据共享，能够进一步优化档案资源的有效利用。如微信、QQ等社交软件，均能够进行信息传输作用，并且信息传输的安全性和准确性也能够得到更为有效的保证。在档案管理工作中，还可以通过文字检索的方式进行档案资料的查询，减少人工查找需要的时间，大大提升了管理效率。
2 档案管理主要问题分析
2.1 缺少健全的管理制度
在当前阶段的档案管理工作中，医院体系中的档案管理工作缺少足够健全的管理制度保障，硬件设施和软件设施相对不足。这些情况会对档案管理工作的效率和质量造成直接影响。在医院进行档案管理期间，资源浪费的情况时有发生，档案管理质量会逐渐下降。出现这种情况的主要原因是档案管理制度的缺失，没有可靠的制度做支撑，档案管理工作无法做到尽善尽美，并且工作期间产生的实际问题也会更多。
2.2 办公自动化系统不够完善
对于当前阶段的医院系统而言，办公自动化系统尚属于一种比较陌生的新科技，对该系统的了解程度不深。很多人则从未接触过这类办公系统。同时，办公自动化系统在当前阶段的技术开发并不完善，很多功能尚处于研发阶段，在应用过程中存在不稳定性，极有可能造成卡顿、延迟等情况，此时出现数据丢失的可能性非常高。因此，需要提升办公自动化系统的研发力度，进一步优化办公自动化系统的各项服务功能。
2.3 专业人员数量较少
医院中缺少足够专业、足够数量的人才操控办公自動化设备。在医院正式引进办公自动化系统之后，工作人员在使用过程中缺少规范性，同时还会闲置大部分系统功能。这种情况非常容易造成新系统的运行不畅，对档案管理工作质量和工作效率造成不利影响。
3 办公自动化背景下，档案管理工作需要采取的有效措施
3.1 改变传统档案管理工作方式
处于新时期背景下，医院档案管理工作需要应用办公自动化系统，对传统档案管理模式进行改革，保证档案管理期间的文件独立性，保证每一份文件都能够作为一个基本单位进行传输。通过这样的改革方式，促进文件归档工作的高效完成。在此基础上，还需要提升自动办公系统的完整性，保证办公自动化系统的应用能够取得应有效用。为进一步优化办公系统的构建工作，需要保证信息部门和技术部门之间的有效交流和沟通，通过这样的方式为办公自动化系统提供科学的运行保障。
3.2 促进工作人员专业素养的提升
在医院档案管理工作期间，需要有效满足办公自动化档案管理工作提出的实际需要，针对工作人员的专业素质进行锻炼，用以保证档案管理工作的高效性。对于部分比较复杂的办公自动化管理方式，需要端正员工的工作态度，保证工作质量，保证档案资料的管理工作效率和质量。在此期间，管理层可以设定相关奖惩制度，表彰优秀员工，对工作表现不良的员工进行批评教育，通过这样的方式能够有效提升医院档案管理工作人员的整体素质。
3.3 完善档案管理制度
对于医院的档案管理工作而言，需要在足够完善的制度支持下才能够取得更加优质的工作效果。因此，完善现有档案管理制度内容属于一项必要性工作。在日常工作期间，工作人员需要针对不同类型的档案进行归纳和整理。由于医院的部门和科室较多，在制度存在缺陷的情况下，档案管理工作非常容易出现误差，并且会对档案管理工作造成非常严重的影响。针对这种情况，需要医院为档案管理工作制定足够完善的工作制度，用以保证档案管理工作能够正常展开。与此同时，还需要针对现有管理制度进行优化，保证管理制度能够有效迎合不同时间、不同科室、不同部门的档案管理需求。
4 结语
综上所述，对于医院档案管理工作而言，提升档案管理效率和管理质量，需要充分发挥办公自动化系统的支持，进而实现档案管理工作的便捷性和高效性。与此同时，还能够为档案资料的安全性、可靠性、完整性提供切实可靠的安全保障。此外，对传统档案管理模式进行转变和革新，能够在档案管理工作的发展过程中实现现代化、信息化发展。
参考文献
[1] 王坤.基于办公自动化环境下医院档案管理探讨[J].中国卫生产业，2016，13（24）：148-149.
[2] 房建玲.办公自动化环境下的医院档案管理探讨[J].管理观察，2017，37（3）：113-115.
猜你喜欢 办公自动化医院管理档案管理 浅谈企业办公自动化管理中的计算机软件应用计算机与网络(2021年3期)2021-04-01论医院统计信息在医院管理中的作用中国卫生产业(2020年26期)2020-12-28医院加强医疗物价管理工作的探讨中国卫生产业(2020年21期)2020-11-28全国三级公立医院绩效考核对医院管理工作的影响及改进策略中国卫生产业(2020年15期)2020-10-09新形势下档案管理工作创新探析卷宗(2020年13期)2020-08-10强化思想教育力度 提升医院管理水平各界·下半月(2019年9期)2019-10-21新农村建设形势下卫生院档案管理工作探讨新农村(2018年3期)2018-08-20事业单位档案管理创新与改革环球市场信息导报(2018年18期)2018-07-26办公自动化的发展电子技术与软件工程(2017年21期)2018-01-18档案管理现代化中档案管理原理的运用分析科学家(2017年21期)2017-12-14
