纪玉强
摘 要：专业档案是机关单位在开展专门的业务、管理活动等工作实践中形成的书面文件、电子介质、影像资料等原始资料的总称，这些资料记录了机关单位开展业务工作、管理活动的过程。根据新形势、新任务和新要求，进一步提升机关档案管理工作规范化水平，对推动机关业务工作标准化、规范化具有重要意义。专业档案要进一步围绕机关中心工作，不断提升制度化、规范化、科学化水平，使档案管理工作与业务实践相结合，形成与业务工作相互辅助的档案资源体系，不断提升专业档案利用效益。
关键词：档案管理;专业档案规范化
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.027
专业档案作为各部门、各单位主要职能活动中形成的珍贵资料，是经济社会发展的真实记录和重要凭证，管好、用好这些档案，对加强档案资源建设、推动经济社会全面发展、建设和谐社会，具有十分重要的意义。尤其是一些涉及区域发展变化和社会民生的专业档案，如土地管理档案、项目审批档案、重点建设项目档案等，其蕴含的价值更是不言而喻，加强专业档案规范化管理势在必行。
1 专业档案管理存在的问题
专业档案具有内容单一性、载体多样性、形式特殊性等特点，笔者在实践中发现，由于诸多因素的影响，当前专业档案管理存在一些亟待解决的问题。
1.1 专业档案管理发展不平衡
据调查，崂山区70余个区直单位，80%都有专业档案。但是档案管理发展很不平衡，有的将专业档案纳入了本单位的档案综合管理，相对比较规范;有的单位虽有兼职档案人员，负责收集、保管专业档案，但没有严格按照业务标准进行整理，形成的文件材料大多装入盒子或散存在业务科室;还有个别部门管理比较混乱，给工作带来被动。
1.2 个别单位领导对专业档案重视程度不够
主要表现为人员及硬件配备不足等问题。一是人员问题。有的单位没有配备专兼职档案人员，或者名义上配备了档案人员，但实际上单位对专业档案缺乏管理，长期处于放任自流状态。有的单位专兼职档案人员调动频繁，刚刚熟悉业务却调走，调动时也没有办理档案交接手续的意识。二是硬件问题。有的单位对专业档案管理投入不足，由于办公用房限制，多数单位未设置独立的档案室，或不主动创造条件配备硬件，个别单位甚至没有足够的厨具，使专业档案规范化管理程度不高。
1.3 区级档案行政管理部门监督力量不足
近年来，国家、省、市档案工作的着力点，已经由主要对机关文书档案的监管上，转换到同步加强专业档案的管理，但在工作重心转移之前的专业档案，已经成为各单位档案工作的薄弱点，尤其是一些专业档案形成数量较多、工作量大的单位。目前，档案监督指导力量不足成为制约专业档案规范化管理的突出问题。以崂山区为例，区机关、企事业单位的业务指导人员只有2人，同时还要兼顾档案职称、档案法制、档案培训等其他工作，面对上百个单位，每天仅电话咨询指导工作就已经疲于应付，区级监督指导力量薄弱，已经成为影响工作全面开展的制约因素。
2 采取扎实措施，全面推进专业档案规范化管理
2.1 提高认识，加强规划
专业档案作为一种重要的信息资源，真实地记载了单位的业务活动情况，客观地反映了历史和改革的发展历程。存史资政、鉴往知来，是一项功在当今、利在千秋的基础工作。做好专业档案工作，对于维护广大人民群众合法权益，推动经济社会全面发展，具有十分重要的意义。各地档案管理部门要积极争取当地党委政府的支持，把档案事业的发展列入国民经济和社会发展规划，明确档案工作发展总体目标和具體任务，保障档案事业所需经费。要争取把专业档案管理工作纳入对各部门的绩效目标考核中，营造良好的工作氛围。要做好调研，对区域范围内有哪些门类的专门档案，都要摸清底数，对区域内的档案资源情况有一个全面翔实的了解。根据调研情况，制定具体的工作方案，有条不紊的开展工作。
2.2 配备人员，加强监管
要加强区级档案业务监督指导力量，选配业务素质过硬、计算机水平高的人员充实到档案队伍中。随着信息技术的发展，档案工作也应与时俱进，选配的人员计算机操作水平应达到一定程度。由于档案的业务标准不尽相同，因此建议配备3-5人，分管不同的层面，机关、企事业、学校、社区安排不同的人员分管，促使业务水平更加精细专业。要保持基层档案队伍相对稳定。基层队伍不稳定，人员常换常新，制约着档案管理水平的整体提高，要根据国家档案法规的要求，科学地设置档案人员岗位，选拔高素质人才，优化档案干部结构，充实档案干部队伍。对职能多、档案任务繁重的部门，如区风景区管理局、高科园管委、财政局、国土资源局、交通运输局等重要档案管理部门，建议配备专职档案人员。要切实加强档案基础设施的投入，各单位要保证有足够的专业档案装具和良好的保管条件，条件允许的，要将专业档案纳入单位档案室综合管理，进一步提高档案管理水平。
2.3 依法管理，全面规范
要加强培训。档案人员素质的高低，直接影响到档案工作的好坏。针对档案人员不断更换的现状和档案管理现代化的要求，区档案行政管理部门要定期对档案人员开展培训。由于专业档案标准不一，不适合进行集中培训，因此要有针对性地采取微培训、召开现场会、座谈等形式进行专题培训，进一步提高档案人员的业务素质。要加强考核。近年来，崂山区每年对文书档案进行年检的同时，对专业档案也进行年检打分，效果明显。下一步，建议将档案工作纳入科学发展综合考核体系，促使档案规范化水平进一步提升。要加强执法检查。区档案行政管理部门可以借助外力，争取区人大、区政府法制办的支持，每年列出几个专项，联合对专业档案进行执法检查，对存在问题的单位，严格按照《档案法》等有关规定进行处理。要定期进馆。根据区域专业档案工作实际，结合“十三五”进馆，在充分调研的基础上，列出专业档案进馆计划，定期接收进馆，既可以缓解机关室藏档案室面积不足的压力，确保专业档案的安全保管，又可以丰富档案馆藏，优化结构。
总之，专业档案是重要的信息资源，也是珍贵的文化宝库，在政府管理工作中的作用越来越明显、越来越重要。加强专业档案管理是一项长期的任务，需要常抓不懈。只要认真研究各种专业档案的形成规律，制定和完善各种专业档案的管理办法，就一定能够真正管好用好专业档案。
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