公司档案管理制度
第一条 总则
为了进一步加强档案工作业务建设，提高科学管理水平，逐步实现档案工作规范化、制度化、标准化，结合本公司实际，特制定本制度。
第二条 档案管理范围
公司在工作中形成的以文书、声像、实物等为载体的重要事件记录、公文、文件、合同、图表、凭证等均属需要管理的档案，包括文书资料、人事资料、会计资料、合同资料、工程技术资料、声像资料、实物等。
第三条 档案材料归档
（一） 凡具有存档价值的文书资料、人事资料、合同资料等，包括正件与附件、正本与副本、原件与转发件以及领导批示都应按其形成规律，分门别类整理、立卷、归档。
（二） 对会计资料,包括帐簿、年度决算(报表)、会计凭证等，财务部门应按规定办理，定期移交档案管理部门。
（三） 对声像资料(含照片、录音带、录像带等)，经手人应在其封面上标明时间、地点、人物、内容提要等，并及时移交档案管理部门。
（四） 对实物如集体奖的奖杯、勋章等，经手人应将与之有关的文本或另作简要说明后，及时移交档案管理部门。
（五） 对其它资料如公司人员出差、学习、考察或开会所带回的资料，经手人应进行整理，及时移交档案管理部门，由其确定是否具有存档价值并予保存。
（六） 归档材料需书写端正、字迹和线条清楚、纸质优良、格式统一、图像清晰、材质完好。
（七） 归档时间
1． 对各项管理工作形成的公文、文件等材料，按年度归档，需在次年的三月底前归档完毕。
2． 声像资料和其它资料需在该项工作结束后一个月内归档。
3． 对会计资料则按规定时间内向档案管理部门移交归档。
4． 对合同资料，需在合同签署后一个月内送正本归档。
5． 对人事资料，需在每年年底前归档一次。
（八） 归档数量
公司文件归档份数为一式两份(一份连同底稿归档保存,一份作为文件汇编)。合同、工程技术资料的归档份数为一式两份（含正本和副本，其中至少有一份正本）。其他文件和公文、声像资料和实物的归档数量一般为一式一份，重要的、利用频繁的材料可适当增加归档数量。会计资料的归档份数及人事资料的归档份数均为一式一份。
（九）归档手续
1. 向档案管理部门移交档案材料，应填写移交清单一式两份，交接双方签字，各留一份，以便查对。
2. 档案材料不完整、不准确或不系统者，不予接收。待补充完整、齐全后再接收。
第四条 科技档案管理
（一）定义：
科技档案指记述和反映生产、基建、科研活动中形成的，应当归档保存的竣工图、图纸、图表、运行记录、计算材料、工作票，原始文件资料等科技文件材料。
（二）归档要求：
1．科技文件的归档工作由有关的科技业务部门承担。
2．归档的科技文件要求纸质优良。凡是需要归档的文件，都应做到书写材料优良、字迹工整、图形清晰，有利于长久保存。
3．根据技术档案成套性强的特点，归档的文件必须经过系统整理。凡是需要归档的材料，由科技业务部门和有关科技人员收集齐全，核对准确，并加以系统整理，组成保管单位，方可归档。
4．蓝图应按规定幅面折叠后装入袋或盒。
（三）归档时间
1．**、扩建、改进工程的工程技术资料，施工单位必须从工程开始到竣工，严格按照基本建设启动验收规程的要求，将施工安装记录、试验报告、验收记录、竣工图各种设备出厂说明书等收集齐全，在工程投产二个月内移交档案管理部门，双方在移交清册上签名。
2．各大修、改造，完成或告一段落后，有关单位必须将所形成的文件材料加以系统整理，在15天内移交档案管理部门。双方在移交清册上签名。
3．外购设备的随机文件材料，在设备开箱后立即归档。
4．机密性强的科技文件（计算机等）及设计变更、修改、补充或生产维修等工作中形成的文件材料，要求这些科技文件随时形成，随时归档。
（四）归档手续
1．向档案管理部门移交档案材料，应填写移交清单一式两份，交接双方签字，各留一份，以便查对。
2．档案材料不完整、不准确或不系统者，不予接收。待补充完整、齐全后再接收。
（五）归档数量
科技文件的归档份数为一式一份。
第五条 档案管理
（一）档案保管
档案的保管要符合档案保护技术条件，落实档案库房的防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等“七防”措施，并经常检查，及时更换有效防护品。
（二）档案的借阅利用
1． 公司员工经本单位负责人同意或持本单位介绍信，均可借阅本单位业务范围内的有关档案资料。
2． 公司员工借阅公司秘密及以上级别且尚在保密期限的档案，需经公司办公室主管的同意，且仅限于在档案室查阅，不得借出，不得复制。
3． 外单位人员借阅档案资料，须凭单位介绍信，经办公室主管审核后，由公司经理批准方可借阅。
4． 借阅档案资料需履行借阅手续，在15 日内归还，如需延期，应向档案管理人员办理续借手续。
5． 严禁对档案材料进行拆卷、填注、涂抹、删改、圈点或污损。
（三）档案的鉴定、销毁
1. 根据国家有关规定，档案保管期限分永久、长期、短期三种, 保管期限的确定见附表一《**市**启光电力工程有限公司归档材料与保管期限表》。
2. 档案鉴定工作，应在公司经理领导下，由档案管理部门和有关业务单位的人员组成鉴定小组，每年对档案进行一次鉴定，确定档案的存毁。销毁失去保存价值的档案须经公司经理的批准，由档案管理人员及其主管在指定地点监销，并在销毁清册上签字。
（四）档案工作交接
档案管理人员调动工作时，须办理档案移交手续后方可调离该岗位。
第六条 罚则
（一） 借阅档案逾期者，或未按期送存或移交档案者，罚款50元—100元。
（二） 损坏、丢失、擅自销毁档案, 或擅自提供、抄录、公布公司秘密及以上密级档案，或涂改、伪造档案者，罚款100元—500元。
（三） 对上述违规行为责任人，可并处行政处分。
（四） 对上述违规行为责任人的责任领导（指本单位正职或实际负责人）和其他相关责任领导（指本单位分管副职或责任人直接上级）可视具体情况按责任人受罚标准的50%—100%给予罚款。
对在档案管理和使用过程中，有犯罪嫌疑者，移交司法机关处理。
