刘红
摘 要：本文从应收账款管理流程方面存在的问题入手，理顺应收款的管理流程，进一步加快应收账款回收速度和质量，减少坏账的发生，以促进港口集团的发展。
关键词：应收账款;管理;建章立制;流程再造
烟台港务货运经营有限责任公司是烟台港集团公司最主要的承揽港口货物的公司，组货量占集团公司的70%，是集港、工、贸多功能于一体的综合代理公司，主要从事散化肥、木材、钢材、粮食、金属矿石、非金属矿石、建材、水产品、工艺品、饲料、植物油等货物的港口装卸、仓储、疏运、报关报验、租船等代理业务。由于它所涉及的经营范围广、接触客户多，为应收账款的回收增加了一定难度，同时经营公司资金回收状况也直接影响着集团公司和各作业公司的正常生产经营。因此，经营公司的应收账款回收已成为非常重要的工作。为促进港口发展，加快公司资金回笼，满足作业公司的资金供给，尽量减少产生坏账、呆账，有效解决应收账款金额居高不下的局面，经营公司每年对应收账款工作的管理进行完善，做了大量的工作，也取得了一定的效果。
1 公司应收账款管理中存在的问题
公司应收账款拖欠的原因有很多方面，除了受市场大的环境影响，货主资金周转缓慢，客户觉得自己是老大的心理作祟觉得自己有货在港口、业务人员不好意思催要款项，偿还能力差等外部原因影响以外，公司内部在应收账款管理工作中存在的问题也是不容忽视的，主要表现在以下几方面：
（1）对应收账款的管理仍停留在原有的传统管理意识上，业务部门认为财务部门的财务人员负责收取款项，业务部门负责揽货源就好。这造成财务部门人员不清楚货物装卸情况、代理货物提离港口数量及转运数量、转运形式情况，而业务部门负责承揽货源的业务人员不和财务人员相互通气，不清楚货主是否支付款项及港口费结算情况，导致应收港口费情况与业务部门放货情况相脱节。财务每月要付款给作业公司上交港口装卸费用，形成财务部门垫付款在前，回收款在后，一旦发生商务纠纷、货主单位有风险发生，欠款回收难度就加大。
（2）各项规章制度不是很健全，即使有制度，执行得也不到位，没有完全按照与货主签定的合同进行全面预收。例如，合同约定国外进口货物进港装卸前，需要预付50%的港口费，但是货主大多没有按照合同执行先行预付款项，出现款项未到位就进行装卸或疏运或提离港口，形成应收款项不能及时到账、欠款较多导致货物装卸完毕收款困难的现象。
（3）公司对业务部门的考核不严格，约束机制不严密。公司对业务部门的考核指标分别是业务揽货量、吨货收入、当月资金回收情况完成率、欠款压缩率，而在实际考核当中对资金回收情况完成率指标考核力度不够，部门经理会找各种理由解释为什么没有完成资金回收，考核指标形同虚设。久而久之，业务部门把揽货量放在了第一位，完全忽视了资金回收情况，形成业务部门“重揽货、轻收款”的观念，致使有些应收账款多年沉积。时间一长，人员调动，责任人找不到，形成坏账。
（4）由于港口众多，周边港口市场竞争激烈，烟台港的地理位置不是很优越，使得公司把主要精力放在了如何占有市场，如何争取到更多的货源，如何开辟更多的高费率的货种，如何留住更多的货主在我们港走货，期望充足的货源带来较大的经济效益，但是却忽视了公司自身风险控制能力，没有把风险控制在可控范围内，事先缺少对新客户资信情况全面深入的调查和了解，加大了客户欠款风险。
（5）业务部门签订合同不及时，造成财务部门无法按照合同条款办理相关收付款业务，无法按照合同约定催收到期欠款。货物装卸都完成了，合同还没有签订，不能及时确认收入，不能完整反映公司盈利亏损情况。
2 加强应收账款管理，规避资金风险
2.1 进一步明确应收账款相关管理职责
（1）各货运部门的应收账款实行分管领导负总责、各货运部门负责人为第一责任人、经办人为直接责任人的分级责任制。各货运部门要按照“当期发生，当期回收”的原则，抓好当期资金回收工作，确保当期资金及时足额收回，全面控制欠款规模，提出清理欠款目标，公司每年的“应收账款年末余额较年初压缩30%以上，1年期以上应收账款全部收回”。
（2）要求货运业务部门负责汇总当月应收账款清理情况和债务人经营及财务状况，同时列出下月需清理的账款明细和责任人。各货运部门要密切关注债务人经营的资金状况，一旦发现债务人经营及财务状况恶化情形的，应立即向公司领导和计财部报告，以便公司采取措施，防止发生坏账并避免造成损失。
（3）财务部负责往来核算的人员负责按要求定期实施内部对账与外部对账。内部对账由计财部与货运部门、责任人之间按月进行。外部对账由计财部每季度以寄发询证函的方式与债务人进行对账，回函由计财部门存档。在进行内、外部对账时，对账各方应在书面对账资料上签字确认，对账资料由计财部保管并留档备查。
（4）计财部定期分析公司应收账款的账龄、客户、信用等级、清理进度等情况，并每月上报公司管理层，使公司管理层及时了解资金回收情况。
（5）计财部为月度清欠应收账款的责任部门，每月召开月度清欠例会，对当月应收账款清理情况进行汇总分析，同时列出下月需要清理账款明细和责任人。超过一年的应收账款由货运业务部门、风控部门、计财部共同确认并提出解决方案进行清欠。有必要并有条件采取诉讼解决的，由风控部门人员负责诉讼清欠。
（6）建立清欠责任人制度，各业务部门负责人为本部门清欠管理第一责任人，单船欠款业务负责人为本部门负责船舶的业务人员。单船责任人调离岗位或者业务调整，必须按照公司规定办理业务交接手续，交接业务内容包括业务合同、客户信用档案和货主欠款明细及原因。如果是业务员的责任导致款项回收不及时或者收不回来，暂停办理业务员交接手续，直至解决问题。
（7）财务部门每月根据业务对账情况及根据生产系统掌握的船舶情况通过生产系统--数据查询---合同查询了解来船信息，如船舶客商信息、作业地点、进港提单吨数、运载货物种类、大费率组成等，根据上述信息初步制作臺账。月底根据台账制作分管部门当月欠款明细表，包括船舶名称、时间、货物类型、吨数、费率、应收、已收、欠收、作业公司等。当月欠款表及时送达业务部门业务人员进行核对。部门经理最后签字确认，有问题及时反馈给财务部门进行调整。财务部门根据业务部门核对好的欠款表重新修改并签字存档。人力资源部门根据财务部门制作的欠款表及货源计划下达业务部门考核指标。
（8）严格执行烟台港集团公司有关规定以及“烟台港作业费收管理规定”。对到港的船舶，代理的业务部门必须要求货主按照合同预交港口费，财务部门依据收款情况开具“经营公司财务部单船收款单”手续;对没有预交港口费的船舶，业务部门需填缓交款申请，经公司总经理、风控部门负责人、业务经办人签字后，方能到货运室办理作业票，并开始装卸货物。出口船舶一律不许批准缓交港口费，这样避免了出口船舶款项未收船舶已经作业完成离开港口。
2.2 进一步强调应收账款管理规定
（1）严格按照集团公司的要求签订付费条款。具体为：出口货物必须全额预交港口费，进口货物在船舶抵港5日前，货主按合同预付50%港口包干费、全部铁路运杂费和关税等费用，剩余的港口费用在货物卸船完毕后支付。企业财务部门应当对合同条款审核后办理结算业务，未按合同条款履约或者应签订书面合同未签订的，财务人员拒绝付款，并及时向财务负责人报告。
（2）严格执行港口费缓交款有关规定。根据《烟台港收费结算管理办法》，确需办理缓交款的，各货运部门应当要求客户提出书面申请，说明办理理由，填写缓交申请，经公司主管领导批准后，方能办理货物提取手续，并留置部分货物以做抵押。留置货物的价值相当于所欠港口费用的200%，待款項付清后方可放行。
（3）严禁截留、挪用港口费用。各货运部门收到客户缴付的港口费用应及时上缴计财部。如遇客户现金结算，货运部门业务人员应及时通知计财部，并陪同客户到计财部办理交款手续。禁止业务人员直接收取现金，以确保资金安全。禁止替客户垫付关税、商检费、运费等其他费用。
（4）港口包干费原则上只收取现汇，如需收取银行承兑汇票，须经计财部经理批准，不得收取商业承兑汇票。货运部门收取银行承兑汇票时，应认真查看票面、背书、印章、汇票记载要素，要求付款人在承兑汇票上背书签章。计财部在收到银行承兑票据时，要严格审查银行票据的真实性、完整性，并通过开户银行进行查询。
（5）严格执行应收账款责任人调离岗位或业务调整必须办理业务交接手续的规定。交接内容包括业务合同、债权手续等，并经相关领导签字确认。对有问题的欠款，调离的财务人员需要把造成欠款原因以纸质形式写明，并交由接管人员，以待备查。
2.3 加强拖欠账款管理，减少应收账款损失
公司通过经常的账龄分析，发现账款被客户拖欠时，首先分析违约客户的资信，对其拖欠款项可通过信件、电话、个人拜访、诉讼等方式进行催收。另外，对疑难账款慎重对待，一方面在收账时态度应渐加强硬，另一方面，要注意避免因催收过急，伤害无意拖欠的客户，影响潜在的货源和利润。只有这样，才能避免收账上的随意性，抓住收账时机，最大程度地挽回坏账损失。
3 结语
经营公司虽然经过几年的实践和努力，对应收账款管理工作取得了显著的成效，但仍存有不足，需在今后的工作中不断实践和改进。时代在飞速发展，相应地对公司及财务人员也提出了更高的要求。财务人员不仅仅要管理好自己份内的财务工作，更要了解业务方面的知识，做到真正的业财融合。对一些恶意拖欠港口费的货主单位，应及时采取法律形式，清回拖欠款，否则会因时机延误而形成坏账。
参考文献：
[1]孙爽.加强应收账款管理化解应收账款风险[J].科技经济市场， 2006，（12）：99-100.
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