李梅 常艳 曹纪科
摘 要：档案是对一个单位或者部门所开展活动的记录，对于单位或者部门的发展都具有重要的意义。现阶段，计算机信息网络技术不断发展，传统的档案管理模式已经逐渐转变为信息化的档案管理，数字档案不断增加，如何对数字档案进行信息化管理，已经成为目前一个至关重要的问题。基于此，本文对数字档案信息化管理进行概述，分析了现阶段数字档案信息化管理中存在的问题，结合漳河库区档案管理的实际情况，探讨了数字档案信息化管理的实现途径。
关键词：数字档案；
信息化管理；
实现途径
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）20-0001-02
1 引 言
当今时代，信息技术飞速发展，随着计算机网络技术在各个领域的广泛运用，给人们的工作和生活带来了巨大的变化。将计算机信息网络技术运用于档案管理中，形成数字档案，对其实行信息化管理，对提升档案管理工作的质量和效率都具有重要的意义。
2 数字档案信息化管理概述
2.1 数字档案信息化管理的特点
数字档案的信息化管理与传统的档案管理方式不同，本文从以下两个方面分析其突出特征。
（1）数字檔案管理的智能化和自动化。数字档案是在现代信息技术的基础上产生的，对其进行信息化管理时，能够充分的发挥现代信息技术的优点。一方面，数字档案能够实时的获取各种数字信息，具有较快的传输速度和较大的存储空间，逐渐朝着智能化的方向发展，能够进行智能化的读取。另一方面，数字档案的信息化管理正在逐渐改变传统档案被动管理的模式，在大数据和云计算的支持下，朝着主动化服务的方向发展，为单位开展各种工作提供了可靠的数据支持。
（2）数字档案管理模式的标准化。在对数字档案进行信息化管理时，是以计算机网络技术为支撑的，在进行数字档案管理的过程中，更加重视运用标准的流程，对数字档案进行收集、归档和存储，确保数据信息的完整性和安全性。在标准化的数字档案管理模式下，更加强调对数字档案进行智能化的管理，运用标准化的档案管理方式，实现数字档案信息化管理的质量和效率不断提升，不仅能够实现数据资源的共享，还能够解决目前档案管理中的困难。
2.2 数字档案信息化管理的原则
在对数字档案进行信息化管理时，必须遵循以下原则：
（1）规范化原则。在对数字档案进行信息化管理时，必须杜绝数字档案传输或者使用过程中的不规范现象，坚持规范化管理的原则。①数字档案格式的规范化；
②数字档案传输的规范化；
③数字档案使用的规范化。
（2）可靠性原则。依托于计算机信息网络的数字档案，在对其进行信息化管理时，由于信息技术的复杂性，经常会由于各种操作或者程序的错误，从而导致数字档案信息中存在问题。必须运用规定的制度和流程，对数字档案信息化管理的操作进行严格规范，弥补数字档案管理中存在的漏洞，提升数字档案的安全性和可靠性。
（3）高效性原则。在大数据时代，单位或者着企业日常活动中都会产生大量的数据信息，如何对这些数据信息进行分析、筛选，并将其形成数字档案存储起来，是一个工作量较大的过程。因此，必须重视对数字档案信息化管理网络平台的建设，提升数字档案管理工作的效率，从而提升数字档案管理的有效性。
2.3 数字档案信息化管理的重要性
重视推进档案管理的信息化建设，实现数字档案的信息化管理具有重要的意义。
（1）有利于提升档案信息服务的质量和价值。推进档案管理信息化建设的根本目的是为人服务的，通过实现数字档案的信息化管理，能够有效的提升档案管理工作的质量，提升档案信息服务的水平，为人们更加准确和快速的提供需要的信息，能够充分发挥数字档案的价值。
（2）有利于降低档案管理工作的压力。现阶段，企业或者单位在进行日常活动的过程中，产生了数量巨大的资料，通过对这些数据信息实行信息化的管理，能够有效的提升档案管理工作的效率，有利于降低档案管理工作的压力。例如，漳河库区一煤矿发生严重透水事故，对漳河水库以及下游人民群众造成严重安全威胁，我们通过查找建库以来的对库区周边煤矿的安全监测的数据，针对可能发生隐患，对地方政府和煤矿主管部门及煤矿业主所发的相关资料，共十几卷一百多页，很快查到隐患部位，制定切实可行的治理措施及时补漏，迅速处理好了隐患，大大提升了档案查找的效率。
3 数字档案信息化管理中存在的问题
3.1 数字档案归档和安全保护问题
数字档案归档和安全保护问题，是现阶段数字档案信息化管理中存在的一个重要问题：①很多单位在进行工作时，大都有属于自己的办公系统，由于这些办公系统的版本或者文件格式都有所差异，导致单位件在进行数据交流和传输的过程中存在一定的困难，也不利于信息的归档；
②由于数字档案版本的不同，导致在进行格式转换是经常会出现一些错误，且由于兼容性不足，还导致数字档案的安全存在的一定的隐患，很可能够会被系统当做错误文件而删除。
3.2 档案管理重复工作的问题
现阶段，虽然档案管理信息化在不断的发展，但依然还存在传统的纸质档案管理，很多企业中运用数字档案管理和纸质档案管理两种模式，这很容易导致档案管理重复工作的问题，不仅浪费了人力物力，也增加了档案管理的成本。另外，目前，在数字档案形成的过程中，还需要对纸质档案进行处理并选择保存的方式，这也在一定程度上影响了档案传递的速度和效率，不利于档案的管理。
3.3 缺乏专业的数字档案管理人员
现阶段，单位的数字档案信息化管理仍然处于起步阶段，单位内部还缺乏专业的档案管理的信息化的人才，单位现有的员工缺乏数字档案信息化管理的专业知识和技能，很多档案管理人员都没有经过专业的数字档案信息化管理的相关知识的培训，对于数字档案信息化管理的流程和操作规范不了解，无法满足单位内部数字档案信息化管理的需求，不利于提升企业档案管理工作的效率。
4 数字档案信息化管理的实现途径分析
4.1 建立健全数字档案信息化管理系统
构建一个完善的数字档案信息化管理系统，是实现数字档案信息化管理的必备途径。
（1）建立健全智能化档案管理系统平台，实现数据档案信息收集的自动化，提升数据档案信息管理的服务水平，在对数据资料的信息进行仔细的分析和处理的基础上，对数字档案进行分类整理。
（2）确保数字档案的质量。应该对数字档案的質量进行严格的把关，提升数字档案信息化管理的质量，确保数字档案的完整性和安全性，避免数字档案外泄，保证单位的信息安全。
4.2 构建智能化数字档案信息服务系统
建立一个完善的智能化数字档案信息服务系统，是实现数字档案信息化管理和提升数字档案信息服务水平的重要举措。因此，单位必须根据自身的实际情况和实际需求，以用户的实际需求为基础，开发智能化数字档案信息服务系统。并根据数字档案信息化管理系统，不断提升智能数字档案信息服务系统的标准化，对智能化数字档案信息服务系统进行规范建设，充分发挥数字档案信息的作用。
4.3 重视档案信息化基础设施建设
实现数字档案信息化管理，必须重视档案信息化基础设施建设。一方面，应该建立专门的数字档案管理部门，对数字档案进行集中化的管理，与单位内各个部门之间保持必要的交流和联系。另一方面，应该建立数字档案信息涉密局域网，确保数字档案在进行传递和交流过程中的安全性和可靠性。
5 结束语
综上所述，数字档案的信息化管理，对于单位档案管理工作质量和效率的提升具有重要的意义。对此，必须针对现阶段数字档案的信息化管理中存在的问题，结合单位的实际情况，制定与单位相符合的数字档案的信息化管理措施。
参考文献
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[3]黄凤丽.数字档案管理中存在的问题与对策分析[J].科学技术创新，2016（22）：164.
收稿日期：2018-6-11
作者简介：李 梅（1969-），女，馆员，本科，主要从事档案管理工作。
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