公文写作知识培训讲义
第一章 公文概述
一、含义
公文，即公务文书的简称，属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。
二、分类
公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。
三、公文的行文关系
（一）行文关系，是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。机关部门、单位之间的相互关系，一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系，同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系，不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。
（二）建立正确的行文关系，遵守必要的行文规则，有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理，避免行文混乱，防止“公文旅行”，克服文牍主义，提高工作效率。一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分为上行文、平行文和下行文。在具体行文中，根据组织关系和工作需要，可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。
（三）遵照以下规则：按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文等。
（四）行文其他注意事项：主送与抄送应准确得当；一般应一文一事；准确把握联合行文规定、公布公文如不另行文，应在公布时注明。
第二章 公文种类
公文种类主要包括：命令（令）、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。
公文作为传达和贯彻党和国家的方针政策、联系和处理各级机关公务的工具，体现着组织的意志，表达着组织的主张，显现着组织活动的行为目的。因此，公文的种类和体式取决于公文的性质和公务活动的内容与方式。不同的文种反映着公文不同的内容与作用。各机关在拟制公文时，必须从实际需要出发，根据本机关的职权范围、所处地位与发文目的，正确使用文种。在机关单位，除了应用公文之外，经常用到的还有常用文书。常用文书包括：计划类、总结类、讲话类和信息类等。
一、办公用文
（一）通 告
1．通告的概念。
通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
2．通告的特征。
（1）用于宣布一般性事项，有别于公告宣布重大事项。
（2）通告只在国内一定范围内公布，有别于公告向国内也向国外公布。
（3）通告可以由各级机关、人民团体、企业或事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。
（4）通告不写抬头，无主送单位。
（二）通 知
1．通知的概念。
通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。
2．通知的种类。
印发、批转、转发性通知。用于印发本级机关，批转下级机关，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文以及发布某些行政法规等。
指示性通知。上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用 “命令”或“指示”时，可使用这类通知。
知照性通知。用于告之各有关方面周知的事项等。这种通知发送对象广泛，对下级、平级均可发送。
事务性通知。用于上级机关对下级就某一具体事项布置工作，交待任务；同级机关及不相隶属的单位之间就某一项具体工作的进行或某一具体问题的解决要求对方配合、协助办理等。
任免、聘用通知。用于任免或聘用国家机关工作人员职务等。
（三）报 告
1．报告的概念。
报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。
2．报告的种类。
综合性报告。是将全面工作或一个阶段许多方面的工作综合起来写成的报告。它在内容上具有综合性、广泛性，写作难度较大，要求较高。
专题性报告。是针对某项工作、某一问题、某一事件或某一活动写成的报告，在内容上具有专一性。回复报告。是根据上级机关或领导人的查询、提问作出的报告。
3．报告的写作格式。
（1）综合性报告的写法。
标题 事由加文种，如《关于2007年上半年工作情况的报告》；报告单位、事由加文种，如《**县联社风险管理部关于2003年度工作情况的报告》。
正文 把握三点：（1）开头，概括说明全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。
（2）专题报告的写法。
标题 由事由、文种组成，如《关于央行票据兑付工作有关政策的报告》。有的报告标题也可标明发文机关。标题要明显反映报告专题事由，突出其专一性。
正文 可采用“三段式”结构法。以反映情况为主的专题工作报告主要写情况、存在的问题、今后的打算和意见；以总结经验为主的专题工作报告主要写情况、经验，有的还可略写不足之处和改进措施；因工作失误向上级写的检查报告主要写错误的事实、产生错误的主客观原因、造成错误的责任、处理意见及改进措施等。结尾通常以
“请审核”、“请审示”等语作结。
（3）回复报告的写法。
标题 与前两种报告大体相同。
正文 根据上级机关或领导的查询、提问，有针对性作出报告，要突出专一性、时效性。
4．报告的写作要求。
（1）写综合报告应注意抓住重点，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基础上列出若干观点，分层次阐述。说明观点的材料要详略得当，以观点统领材料。
（2）专题报告，要一事一报，体现其专一性，切忌在同一专题报告中反映几件各不相干的事项和问题。
（3）切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。
（四）通 报
1、通报的概念。
通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。
2、通报的种类。
表彰性通报。主要用来表彰先进，介绍单位或个人成功的经验、做法，以学习先进，见贤思齐，改进与推动工作。
批评性通报。用来批评后进，纠正错误，打击歪风，指出有关单位或个人存在的错误事实，提出解决办法或处理意见。
传达性通报。用于传达上级重要精神与重要情况；引起人们的警觉与注意，对当前的工作起指导作用。
3、通报的格式和写作要求。
通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。
标题 由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》、《关于人大建议、政协提案办理情况的通报》等。
正文 表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：（一）主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实；（二）分析指出事例的教育意义。表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等；（三）决定要求。表彰性和批评性的通报，应写明组织结论与予以表彰或处理的决定，同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生，批评性通报的结尾处，通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。（四）生效标识。在正文右下方标明发文机关名称，加盖印章，写明发文日期。
情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。
（五）请 示
1、请示的概念。
请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的公文文种。请示主要用于：1.在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；2.工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；3.超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。
请示和报告既有相同之处，又有区别。相同之处是两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。区别是：第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。
2、请示的写法。
请示按请示目的分，可分为批准性请示和呈转性请示两类。
批准性请示：内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。
批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。
请示理由是文章的开头部分，常是导语式的，要扼要地讲明请示的背景和根据，及概括地写出请示事项。复杂的一般写成一段话，简单的则就以一句话为之。请示理由之后，许多请示中都要紧接着写上一句承上启下的过渡语。它们的基本的格式是“现将……报告如下”，随之点上冒号。但有些极短小的请求也可不写。
请示内容是请示的中心部分，要写得具体，条理清楚，说服力强。请示内容包括提出请示事项和阐述说明道理或事实两项内容。提出请示事项要详细，阐述说明道理要充分，只有这样才能使有关领导心中有数，易下决心。
有些情况简单，有条文和规定可依据，只是出于组织原则报给上级知道，请示批准的请示。请示内容部分只需提出请示事项即可，不必阐释道理。
请示结语是请示的结尾部分，一般是另起一行空两格书写，请示结语语气要谦恭。请示结语的通常写法是：“特此请示，请审批”、“以上意见当否，请指示”、“特些请示，请批复”等。
在写请示时，应当注意以下一些事项：要坚持一文一事；请示事项必须明确、具体、可行；不要搞多头请示（请示应主送直接主管机关或主管领导，其他确需了解请示事项的领导机关或领导人，采取抄报形式处理。如是受双重领导的机关，也应根据请示内容，择要送一处领导机关，由主送机关答复请示的问题，对另一领导机关采取抄报形式）；一般不得越级请示，个别需要越级请示的，常采用两种方式：一种是转呈式，可以既避免越级，又明确主送机关；另一种是在越级请求的同时，把请示抄报被越过的主管部门；不要把请示写成报告或请示报告；除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，或既写主送机关，又同时主送、抄送给主送机关领导人。一般情况下，也不得在上报请示的同时抄送平级和下级机关。
（六）会议纪要
1、概念和特点。
会议纪要是根据会议记录和会议文件以及其他有关材料加工整理而成的，它是反映会议基本情况和精神的纪实性公文，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位执行的一种文体。有的需要下发执行的会议纪要，可以“通知”形式发出。
会议纪要有以下几个特点：
（1）综合性。会议纪要是在对会议中各种材料、与会人员的发言以及会议简报等等进行综合分析和概括提炼基础上形成的，它具有整理和提要的基本特点。
（2）指导性。这一特性包含两层含义：一是会议本身的权威性；二是会议纪要集中反映了会议的主要精神和决定事项。因而纪要一经下发，将对有关单位和人员产生约束力，起着类似于指示、决定或决议等指挥性公文的作用。会议纪要还可以作为与会同志向单位领导汇报、向群众传达的文字依据。
（3）备考性。一些会议纪要主要不是为了贯彻执行，而是向上汇报或向下通报情况，必要时可作查阅之用。
2、写法。
会议纪要一般分三大部分。开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。第三部分结束部分，写明出席、请假、应邀参加和列席人员名单。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：
（1）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。
（2）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。
（3）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。
（七）函
1、函的概念。
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的使用范围广泛，涉及各方面的公务联系。
2、 函的种类。
函可分为公函与便函两种。
3、 公函的写作格式。
公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。
标题 一般由发文机关、事由、文种或事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的批复》。
正文 一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼”等。
4、 公函的写作要求。
（1）要一函一事，切忌一函数事。
（2）要体现平等坦诚精神，文字恳切得体、简洁朴实，用语谦和有礼切不可盛气凌人。
二、常用文书
（一）计划类公文。
计划类公文包括： 规划 、 设想 、 计划 、 要点 、 方案 、 安排
、简报等。
1、工作计划。
工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到“工作计划”这种公文。工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。
（1）工作计划写作特点。
狭义的计划是广义工作计划中最适中的一种。这个特点表现在，时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。
计划的具体写法：计划由于大多以一个单位的工作内容范围，只在单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发，因而除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样，以示郑重。计划的标题也是“四要素”写法，其中哪一个要素都不应省略。正文写法，由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。一般包括以下几方面内容：（１）开头，或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要；（２）主体，即计划的核心内容，阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构
”（任务、措施分说）。（３）结尾，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。
（2）计划写作注意事项。
不论哪种计划，写作中都必须注意掌握以下五条原则：第一，对上负责的原则。要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神，反对本位主义。第二，切实可行的原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。即使是做规划和设想，也应当保证可行，能基本做到，其目标要明确，其措施要可行，其要求也是可以达到的。第三，集思广益的原则。要深入调查研究，广泛听取群众意见、博采众长，反对主观主义。第四，突出重点的原则。要分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原则。要预先想到实行中可能发行的偏差，可能出现的故障，有必要的防范措施或补充办法。
2、总结
总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。
（1）总结的种类。
从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结，从内容分主要有综合总结和专题总结两种。综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多见。总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。
（2）总结的写法。
——标题。
文件式标题 一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：《 ××县联社20××年度优质服务活动工作总结》。
文章式标题 以单行标题概括主要内容或基本观点，不出现总结字样，但对总结内容有提示作用。例某县联社的专题总结《我们是如何实行服务与发展相结合的》。
双行式标题 即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正标题揭示观点或概括内容，副标题点明单位、时限、性质和总结种类。
——正文。
前言 一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁，开宗明义。
主体 应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分， 标序加题，逐一写来。
结尾 作为结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短精练。
——落款。
一般在正文右下方署名署时。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名。
3、述职报告
（1）述职报告的性质、种类。
述职报告是领导干部向所属的干部和职工或向上级组织和领导陈述自己任职一定时期内的工作情况的自我评述性报告。
述职报告的种类很多，从时间上分有任期述职报告、年度述职报告、临时述职报告；从范围上分有个人述职报告、集体述职报告；从内容上分则有专题（单项）述职报告、综合述职报告。
（2）述职报告的写作格式。
——标题 有四种写法：一是只写“述职报告”四个字；二是“ＸＸ年任ＸＸ职务期间的工作汇报”的公文写法；三是“ＸＸＸ（姓名）ＸＸＸ（职务）ＸＸ会议上的汇报（或报告）”的写法；四是新闻标题式的写法。
—— 署名及日期 可以写在题下，也可以写在正文后。
——正文 述职报告的正文包括三部分内容。第一部分是任职概况和述职评估，包括何时任职、工作变动情况、背景情况、岗位职责、目标及对个人尽职的总体估价、确定述职范围和基调。第二部分是尽职情况，这是述职报告的主体，主要写工作实绩、经验和问题。对于核心内容的写作，多数是按性质不同分成几个方面（可列小标题）来写，每个方面可先写实绩，后写认识和做法；也可先写认识和做法，后写实绩。但不管怎么写，都要实现个人的工作能力和管理水平，尤其是在处理敏感、棘手问题方面，以及突发事件或重大事件方面，更能表现出个人的素质、才能和领导水平。在具体业务工作中，党的方针、政策和上级的批示、部署的任务，是如何在自己分管的部门或单位得以贯彻实施的……等等。第三部分是今后的设想和决心，要从实际出发，对今后工作在科学分析的基础上作出战略性规划，表明尽职的态度。
（3）述职报告写作应注意的事项。
在写作述职报告时，要实事求是，严肃认真，客观公正。要注意论断准确，重点突出，有针对性，既不要脱离自己的职责范围和工作目标，又要分析概括，不能写成流水帐；既要突出政绩，又要评价正确、适当，不能故意夸大或缩小；缺点和不足的地方也要说够、说充分。
4、简 报
（1）概念
简报是各行政机关之间用来下情上报、上情下达和互通情况、交流信息的一个文种，是信息类公文中最重要、最常用的一种。它是一种机关文书。
（2）作用。
——反映情况。通过简报，可以将工作进展情况以及工作中出现的新情况、新问题、新经验，及时反映给各级决策机关，使决策机关了解下情，为决策机关制定政策、指导工作提供参考。
——交流经验。简报体现了领导机关的一定指导能力，通过组织交流，可以提供情况、借鉴经验、吸取教训，这样对工作有指导和推动作用。
——传播信息。简报本身即是一种信息载体，可以使各级机关及从事行政工作的人互相了解情况，吸收经验、学习先进、改进工作。
（3）简报种类
可分为三种类型：
——工作情况简报。主要用于反映工作中的动态和一般工作进展情况。
——经验交流简报。专门用来简要介绍一些工作经验的简报。
——会议简报。在某一会议召开期间，为交流代表观点、反映会议动态而缩写的简报。
（4）简报的格式结构
简报的种类尽管很多，但其结构却不无共同之处，一般都包括报头、标题、正文和报尾四个部分。有些还由编者配加按语，成为五个组成部分。
简报一般都有固定的报头，包括简报的名称、期号、编发单位和发行日期。
——简报名称 印在简报第一页上方的正中处，为了醒目起见，字号易大，尽可能用套红印刷。
——期号 位置在简报名称的正下方，一般按年度依次排列期号，有的还可以标出累计的总期号。属于 “增刊”的期号，要单独编排，不能与“正刊”期号混编。
——编发单位，应标明全称，位置在期号的左下方。
——发文日期，以领导签发日期为准，应标明具体的年、月、日，位置在期号的右下方。
（5）简报的写作要求
第一、抓准问题，有的放矢。简报应该围绕本单位的实际，反映那些最重要、最典型、最新鲜、最为群众关心、最需要引起注意的问题。一是围绕领导决策，抓 “超前型”问题。在领导进行某项活动或者将要讨论决定问题之前，搞小超前，努力收集与此有关的情况，经过筛选加工、研究提出可供领导参考的建议和方案。二是在领导决策之中，抓“追踪型
”问题。努力掌握决策贯彻执行的情况、各方面有什么反应、发生什么偏差，迅速地反馈给领导，使领导能及时纠正偏差，使决策逐步完善。三是要着眼大局，从小中见大。收集情况时，就要从全局考虑，从小处着手，深入上点，“解剖麻雀”，抓住有代表性的小问题，作推广放大的思考，挖掘和开拓更广泛深刻的涵意。四是抓新情况、新经验、新问题。在改革、开放的过程中，许多新情况、新问题，迫切需要领导去认真研究和解决，制定符合实际的方针、政策和措施。所以，必须花气力积极地收集，捕捉这类信息，抓这类的问题，提供领导参阅。五是注意抓倾向性、苗头性的问题。对这类问题若不及时发现和注意解决，而任其发展，可能会酿成大问题，给工作带来不应有的损失。六是抓突发性问题。如假期寝室大范围被盗，直接关系到学校治安管理和全体学生切身利益的问题。得到这类信息后，应迅速向领导报告。
抓准问题，应该注意四点：１、从全局着眼。简报的作者必须站在单位领导的高度、全局的高度去观察事情、分析问题。一定要跳出自己工作岗位的“小天地”，放眼全局，做到“全局在胸”。２、善于抓趋势。所谓趋势性问题，既不是偶然发生的问题，也不是个别的问题，而是反映事物发展的动向性问题。这种动向，有好的，也有不好的，不论哪一种，只要及时抓住，就能提炼出有针对性的好的简报主题。掌握了事物发展的趋势，了解了本单位工作和生产下步朝着哪个方向发展，再去观察问题，就能是非清楚。符合事物发展方向的先进经验、障碍事物发展的不良倾向以及事物发展遇到的实际问题，都是撰写简报应该抓准的问题。３、善于抓苗头。所谓苗头性问题，就是那些代表新生事物的先声、新创造的火花、新经验的先导，具有强大的生命力，采写简报应该对这种代表事物发展方向但还处于萌芽状态的苗头性问题予以高度的注意。不能只注意那些众所周知的典型性事物，还必须特别留神尚未引起人们注意的细小之事，认真剖析，放大比较，沙里淘金，抓出
“小中见大”的带有典型意义的问题，用简报宣传、反映。４、具备工作敏感。所谓工作敏感，是指作者对于单位内外各种客观事物具有敏锐的观察能力、判断能力和预见事物发展进程的能力，以及能够及时、准确反映事物的能力。我们要抓准问题，从长远看，必须不断地提高自己的工作敏感。工作敏感不是一日之功，它是长期学习、观察和实践的结果。
第二、材料准确，内容真实。简报作为加强领导和推动工作的重要工具，内容必须保证绝对真实、准确。否则，就会造成不良后果。简报一是要准确。不允许对那些心理活动、环境、气氛等无形的事实搞 “合理想象”。必须深入调查研究，不走马观花、浮光掠影，更不可“听风就是雨”，保证材料绝对真实可靠。也就是说，要做到简报所选用的任何材料，包括人名、地点、时间、情节、数字、引语、因果关系等等，都完全准确无误，没有丝毫的虚构、夸张、缩小和差错。特别在估计成绩和宣传先进时，更要严格把握分寸，有一说一，有二说二，实事求是，恰如其分，留有余地。二是要强调真实性。必须注意做到不为迎合而弄虚作假，不赶“浪头”追时髦，不歪扭写作角度，不搞事态发展的“提前量”，必须忠实于事实，保证符合事物本来面貌。
第三、简明扼要，一目了然。简报的写作必须注意做到简短、明快，用尽可能少的文字说清楚必须说明的问题。一是注意主题集中，一稿一事，不贪大求全。一份简报只抓住一个问题，不搞面面具到才能使简报的主题凝聚，篇幅短小，问题说得透彻。如果简报所涉及的内容较多，可以把想说的问题进行归纳、提炼，抓住最能反映事物性质的东西做主题，重点来写，其他则一概摒弃；也可以将可写的几个问题，各写一期简报分期介绍，一期一个重点，上篇一个侧面，千万不可使几个观点纠缠在一篇简报上。二是注意精选材料，围绕主题精心挑选典型事例。简报所使用的材料和其他文章一样，总是以个别反映一般，不能也没有必要写尽事物的整体。因此，撰写简报之前，必须对材料进行分析研究，精心选择。凡是能够表现主题的材料，都要注意加以精选，不可轻易放过；凡是与主题无关的材料，即使十分生动，也必须忍痛割爱、坚决舍弃。选择材料还要注意选择典型材料。典型材料具有代表性，最能反映事物的本质。筛选出最能代表一般的典型材料加以使用，做到不堆砌，不罗列，不雷同，少而精。要通过材料的剪裁突出主题、缩短篇幅。使简报的主题充分而明确地表现出来，使简报的内容更加简洁。三是注意既要求简，又要写清。简报求简，是在说明问题的前提下求简。
“简”，应该是服从内容的需要，不能由一个极端走向另一个极端。
第四、讲究时效，反映迅速。简报是单位领导对一些问题做出决策的参考依据之一，也是单位推动工作的一个重要手段。简报的功能，决定了简报的编者必须讲求时效。这就要求简报的作者思想敏锐、行动敏捷，对问题反映得快，对材料分析得快，写作构思快，动笔成稿快，同时，还要求简报的编辑、签发、打印、发稿速度快，共同把握发稿时机。
第五、内容实在，不空洞。简报的写作既不同于文字作品，也不同于评论文章。文学作品的创作，靠刻划形象来表达主题思想；评论文章的写作，靠理论论证来阐述观点。简报则和新闻报道一样，是靠用现实生活中活生生的生活事实来宣传党的路线、方针、政策。用事实说话，是简报的主要特征之一，也是我们编写简报应该注意的一个重要问题。
第三章 公文格式及说明
一、公文格式
公文格式一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种。保密期限应视文件内容而定，如“机密★一年”、“绝密★三个月“不等”。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明分数序号。秘密等级用3号黑体字标注在文件首页心右上角第一行；份数序号用五位阿拉伯数码标注在文件首页左上角第一行。
（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特色”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”。紧急公文的紧急程度用3号黑体字标注在文件首页心右上角第一行；如需同时标注秘密等级、紧急程度，应先标紧急程度后标注秘密等级。
（三）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成；联合行文，主办单位排列在前。
（四）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合发文，只标明主办单位发文字号。发文字号用3号仿宋体字，居中排布 ，年份应标全称，用六角括号
“〔〕”括入。如需标注签发人，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。签发人姓名用3号楷体字。
（五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应在附注处注明联系人的姓名和电话。
（六）公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般庆当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标号符号。
（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（八）公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标注附件顺序和名称，附件名称不用书名号，附件之后不用标号符号。如附件与正文不能装订在一起，其附件首页版心左上角主尖注明正文的发文字号和附件的顺序号（形式为“×××〔20××〕××号附件1”）。
（九）公文附近“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章，联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。
（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文时间用汉字将年、月、日标全，
“零”写为“O”。
（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标注在成文日期之下。
（十二）公文应当标注主题词。农信社系统内行文按《贵州省农村信用社联合社主题词表》标注主题词，主题词用3号黑体字，右左顶格标注，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，不用标点符合。主题词的标引应先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一个文件的主题词，附类别词外，最多不超过5个，最少不少于2个。
（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或者知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（十四）公文文字从左至右横写、横排。
第十条 公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十一条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210毫米×297毫米），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
二、说明
（一）排版要求。
排版规格：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28字。
（二）公文中各要素标识规则。
组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记3部分。公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首，红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称为主体；主题词以下的各要素统称版记。
1、眉首
一般是指首页横线以上，包括文件名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、签发人等内容（见式样一、二）。
（1）发文写号，包括机关代字、年份、顺序号，置于文件名称之下、横线中间之上（见式样一、二）。
特 急
机 密
荔农信联〔2007〕××号
关于××××××××××××的通知
各信用社（分社）：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件：1．×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
2．×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
二○○七年一月四日
主题词：×× ×× ×× ×× 通知
抄报：××× ××× ××× ×××。
抄送：××× ××× ××× ×××。
联系人：××× 联系电话：×××××××
**县农村信用合作联社办公室 2007年×月××日印发
共印：××份
荔农信联办发〔2007〕××号
县联社办公室转发×××
关于×××××××××××××的通知
各信用社（分社）：
现将×××《关于×××××××××××××××××××××××的通知》（×××〔2007〕××号）转发给你们。请结合实际，认真贯彻执行。
二○○七年一月四日
关于××××××××××××的通知
××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
主题词：×× ×× ×× ×× 通知
抄送：×××，×××，×××，×××。
联系人：××× 联系电话：×××××××
**县农村信用合作联社办公室 2007年×月××日印发
共印：××份
（2）文件密级，分为绝密（或注明绝密文件指定专人保管）、机密、秘密三个等级，用3号黑体字注在文件首页右上角，两字之间空一字，在左上角打印文件人数序号（见式样一）。
（3）文件紧急程度，分为特急、急件两种，用3号黑体字注在文件首页右上角，两字之间空一字。先注紧急程度，再注秘密等级（见式样一）。
（4）签发人：请示性的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人置于第1行，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与距离为4mm（见式样三）。
荔农信联呈〔2007〕××号 签发人：×××
**县联社关于×××的请示（报告）
××××：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
二○○七年一月四日
（联系人：×××，联系电话：×××××××）
主题词：×× ×× ×× ×× 请求（报告）
抄报：××× ××× ××× ×××。
**县农村信用合作联社办公室 2007年×月××日印发
共印：××份
（三）主体。
1、标题：包括发文机关名称、文件主要内容、文件种类。标题文字应力求扼要简短，一般不用标点符号，但标题中的法律法规名称要加书名号。置于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时要注意词意完整，排列对称，间距恰当。
批转或转发的请示、报告、意见，标题中不冠机关名称，在全文末尾用3号仿宋体字写上机关名称；或在标题下1行用3号仿宋体字居中标识机关名称和年、月、日，二者之间空一字，并用圆括号括入（见式样三）。
2、主送机关：即文件抬头，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如公文没有主送机关或因主送机关过多而使公文首页不能显示正文，则可将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送（见式样一、五、六）。
3、正文：主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行（见式样一）。
4、附件：如有附件，在正文下空1行右空2字用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码（如“1. ××××××”），附件名称后面不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”（见式样一）。
5、文件落款：指正文末尾加盖的发文机关印章和成文时间，成文时间一般用领导同志最后批准日期。当正文排牌后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识
“此页无正文”的方法解决（见式样一、四）。
6、附注：如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下空1行。“请示”、“报告”均应在附注处注明联系人的姓名和联系电话（见式样三）。
（四）版记
1、主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外最多不超过5个（见式样一、二）。
2、抄送机关：在主题词下1行，左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关之间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号（见式样一、二、三）。
3、联系人、联系电话：置于抄送机关之下，用3号仿宋体字标识，“联系人”与“抄送”对齐，后标全角冒号，再标联系人姓名，“姓名”之后空5字后标“联系电话”，后标全角冒号和电话号码（见式样一、二）。
4、印发机关、印发日期和共印份数：印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关位于主题词之下），占1行位置；印发机关统称“贵州省农村信用社联合社办公室”，居左空1字；印发日期以公文付印日期为准，居右空1字标识。共印份数在印发日期下居右空3字标识。此三要素均用3号仿宋体字，印发日期和共印份数用阿拉伯数码标识（见式样一、二、三）。
5、版记中的反线：版记中除共印份数外，其他各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
6、版记的位置：置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。
五、页码。
用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页不标识页码。
六、文中的表格。
公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口边，双页码的表头在切口边。
七、格式。
（一）荔农信函、荔农信办函。
荔农信函、荔农信办函的眉首为机关全称，发文字号置于红色反线右下角、标题之上，如需标识秘密等级或紧急程度，可置于红色反线左下角、标题之上（见式样四）。
荔农信联函〔2007〕××号
关于××××××的函
××××××：
××××××××××××××××××××××××××××××××。
一、×××××××××××××××××××××××××××× ××××××××。
二、×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
三、××××××××× ××××××××××××××××××××××××××××××××。
二○○七年 ×月××日
主题词：×× ×× ×× 批复
抄送：×××，×××，×××。
**县农村信用合作联社办公室 2007年×月××日印发
共印：××份
（二）会议纪要。
会议纪要期数用3号仿宋体字标识为“第×期”，在发文机关标识下空1行居中排布。在红色反线上空4mm，用小3号楷体居左空1字标识发文机关、居右空1字标只成文日期。从正文下空1行、左空2字用3号仿宋体字依次另起一行标识“出席”、“列席”、“请假”、“应邀参加”等项目，每项目后标全角冒号，人名间空1字，回行时与冒号后人名对齐（见式样五）。
会议纪要不加盖印章，其他要素从本说明相关要素规定。
第××期
**县农村信用合作联社办公室 200×年×月××日
关于×××××的会议纪要
200×年×月××日上（下）午，×××同志主持召开××××××××××会议，×××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
出 席：××× ××× ××× ×××
××× ××× ××× ×××
请 假：××× ××× ××× ×××
应邀参加：××× ××× ××× ×××
列 席：××× ××× ××× ×××
主题词：×× ×× ×× 会议纪要
分送：×××，×××，×××。
抄送：×××，×××，×××。
**县农村信用合作联社办公室 200×年×月××日印发
共印：××份
（三）情况通报
在“情况通报”标识下空1行，用3号仿宋体字居中标识“第×期”；红色反线上空4mm，用小3号楷体居左空1字标识发文机关、居右空1字标识成文日期。讲话时间在标题下1行用3号仿宋体字居中标识，并以圆括号括入。如需加按语，应以3号楷体字在正文之上排布，两端各空2字；按语第一行左空4字用3号黑体字标识“按”，后标全角冒号，再接着排布按语内容。其他要素从本说明相关要素规定（见式样六）。
第××期
**县农村信用合作联社办公室 200×年×月××日
按：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××
×××××××××××××的讲话
（200×年×月×日）
×××：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××
。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
主题词：×× ×× ×× 讲话 通报
分送：×××，×××，×××。
**县农村信用合作联社办公室 200×年×月××日印发
共印：××份
（四）公告、通告
标题中发文机关和内容用加粗宋体字居中标识；下1行用字号大于发文机关和内容的加粗黑体字居中标识“公告”。标题下空1行为正文，用宋体字。成立时间用加粗黑体字居右空2字标识，字号同正文。各要素字号大小根据版面大小酌定。其他要素从本说明相关要素规定（见式样七）。
××××××××
×××××××××××××的
公 告
根据××××××××××××××××××××××××××××××××，现就××××××××公告如下：
一、×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
二、×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
三、×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
二○○×年×月××日
三、主题词使用说明
（一）主题词的原则分为：普遍性原则和规范性原则。
1、普遍性原则。词表结构务求涵盖全面，逻辑合理，便于使用。
2、规范性原则。词表提炼务求规范、实用。
（二）体系结构。
词表共由11类258个主题词组成，分为两个层次。第一层是类别词，是对主题词区域的具体分类，如“计划统计”、“人事教育”、“金融文秘”等。第二层是类属词，是各类别词的具体化，如“资金”、“干部”、“会议”等。
（三）标引方法。
1、文件标引的主题词最多不超过5个主题词，标在文件的主题词栏之中，顶格写。
2、标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。
3、如有文件有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。
4、根据文件需要，可将不同类的主题词进行组配标引。
5、当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件主题内容的类属词时的后面。
6、标引的最后一个主题词应为文种词，如“通知”、“函”、“批复”等。
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