邱迎春
摘 要：第15届国际档案大会以“档案.记忆与知识”为主题开展讨论以来，档案工作者的职业定位已经从文件的保管者向知识的管理者，再到记忆的建构者的角色转变。这生动展演了时代变迁带给档案工作者的职业定位的变化，也是我们档案工作者的成长轨迹。高校档案工作者不仅仅是高校档案的保管者，历史的守望者，更肩负着构建高校记忆的责任。本文拟从档案学视角展开对高校记忆建构的研究。
关键词：高校档案;高校记忆;建构
DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.018
基金项目：四川音乐学院科研项目：档案学视角下高校记忆建构研究（项目编号：CYXS2018038）。
1 高校档案与高校记忆的关系
高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的历史记录[1]。高校档案是具有一定保存价值的历史资料，它以多种载体方式客观翔实地记录高校发展轨迹，它既是国家重要的教育信息资源，也是高校记忆的载体。这些档案材料是全校师生、校友对母校情感的寄托与美好回忆。高校记忆是高校师生共享往事的过程和结果，没有记录就没有发生，从内容看，高校记忆是高校师生对学校过去发生事件的认识、理解和体验。从实体上看，高校记忆是客观记录高校发展轨迹的高校档案。高校记忆的范畴大于高校档案，不仅仅包含高校档案，还包括校址、建筑物、口述档案等等。“高校记忆”的建构强化了高校档案存史、资政、育人的功能，也推进了高校档案史料编研和利用工作。
目前，多数高校都是按照传统的教学类、行政类、科研类、党群类进行分类接收档案材料，全宗编号也是基本按照这个分类进行。许多有价值的资料并未纳入档案管理工作中，影响了档案文化功能的发挥，降低了教职工对档案的认同度。
2 高校记忆建构的主体：高校档案馆的定位
国家综合档案馆的定位是“五位一体”，即是爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心[2]。高校档案馆是国家档案事业的重要组成部分。国家综合档案馆的定位，给高校档案馆的未来发展指明了方向，也是未来高校档案馆的发展趋势。高校档案馆只有发挥自身优势，不断提高服务水平和管理效能才能逐步实现“五位一体”发展的目标。高校档案馆是构建高校记忆的主体，其自身拥有翔实记录学校发展的丰富档案资料，再者，档案馆拥有专业队伍，将有重要历史意义的材料纳入档案管理的系统中，守护高校记忆建构，不至于留有历史空白与遗憾。
高校档案馆的职责不能仅局限于实体档案的收集、保管，编写学校大事记，显然这种工作模式是滞后的。高校档案馆是建构“高校记忆”的主体，由档案馆牵头，抽调或聘请档案学、历史学等相关学科专家，教师组成校史编写组，按照编纂大纲分工负责档案史料收集、通过采访知名校友和退休教师，广泛征集口述档案，文献和实物，进行收集保管。在收集档案材料的过程中，应当遵循鉴定后置的原则，应收尽收，不漏一文一物。同时，高校档案馆须建立信息共享平台，特别是针对涉及多个部门的项目，要按照全宗原则进行收集，避免重复归档。高校档案馆应根据学校的发展特色，梳理记忆脉络，站在历史、政治、文化的立场挑选记忆客体，以辨证、发展的观点梳理“高校记忆”的脉络。
3 高校记忆建构的客体：拓宽档案收集渠道、加强重大活动档案的管理
档案是搭建高校记忆的基石，传统档案收集方式是被动接受校内各行政部门以及教学单位在自然年度中形成的有保存价值的档案材料。所移交归档材料的质量取决于部门兼职档案员的档案意识以及业务能力。根据笔者的调查，多数行政部门以及教学单位的兼职档案员基本能完成年度档案的移交工作。移交的档案材料以办毕的文书档案为主，教学部门重大的活动中形成的档案材料归档没有系统性，材料比较零散。高校档案内容丰富，应当灵活运用“新来源观”思想指导档案收集工作。以档案为母体，构建“高校记忆”。我们不仅要收集学校各部门形成的文书档案，更要收集能反映老师教学、学生学习的相关资料，包括多媒体形式的音视频材料。我们是艺术类高校，特别是针对名师上课的资料应该建立资料，不论是文档类或者音频类的资料，便于日后科学研究。高校记忆丰富了高校档案单一、刻板印象。高校记忆借助档案的史料作用，把先人积累的知识和经验与人类记忆进行线性传递，使高校成为文化的扩散地。四川音乐学院是西南地区最大的艺术类院校，为地区文化发展培养了一大批的艺术人才，这是我校的社会责任。我校长期以来对点支援偏远山区的中小学音乐教育培养，输送了很多优秀的专业教师深入教学一线，给当地的艺术教育的发展尽一份力。支教和扶贫应该做为独立专题进行收集。
4 搭建“高校记忆”的实施路径
高校记忆见证了学校的历史沿革，凝练了学校办学特色和学校精神，对于增强全校师生的荣誉感起到了重要的作用，并为高校的可持续发展提供了坚实有力的保障。搭建“高校记忆”需要有可持续发展的组织保障和规范的工作流程。
4.1 组织保障
“高校记忆”是个系统工程，需要有良好的组织領导作为保障。笔者建议，由学校副校长牵头，成立高校记忆领导小组，档案馆馆长、学校行政职能部门的负责人、院系主任担任组员，协同开展工作。学校重大活动结束一个月内，由档案工作者参与指导活动中形成的档案资料的收集、鉴定、整理，完成归档环节作为该项目完结的标志。同时，该活动的档案资料归档完成的质量考核应纳入学校部门年度考核中。这是对档案工作的监督与支持，也是促进学校重大活动档案归档工作的顺利进行。
4.2 拓展高校档案的利用方式
构建高校记忆，需要积极拓展高校档案的利用方式。我们是艺术类高校，可以利用高校档案，编排、展演反映本校传统文化和学校发展历程的剧目，或拍摄成微电影，从而进一步增强全校师生对校园文化的认同感。同时我们可以通过校园网站、档案馆主页平台展示档案馆馆藏珍贵档案，从而达到信息共享的目的，并提升高校文化的影响力，这对于构建高校记忆是有帮助的。
我校档案馆目前根据国家教委1993年发布的《高等学校档案实体分类法》以及档案的全宗理论、来源原则、档案双重价值理论来指导档案在收集、整理、鉴定、利用环节中的具体实操。高校档案是建构高校记忆的基础，面对内容丰富，载体各异的档案材料，档案工作者需要对信息资源进行整合，针对记载着高校的发展历史、具有办学特色，体现学院办学理念与特色的材料进行信息化处理，生产出档案成品。档案工作者要有全局思维，紧抓业务培养学习意识，主动与外界合作意识有利于提升其创新能力，从而增进业务内部驱动力与凝聚力。其次，档案工作人员带动全校档案信息共享意识的增强，有利于扭转各部门信息资源孤岛现象;最后，总体档案意识的深化有助于全校范围内档案利用的同步与平衡，利于形成信息共享圈，整合高校各部门档案信息资源储备，实现全校工作的信息衔接和协同推进。
高校目前实行部门立卷制，档案材料的前期收集、基础整理共工作是由兼职档案员完成的，他们的责任意识，档案专业水平，工作态度直接影响着后期档案馆工作的水平。因此，必须重视定期对兼职档案员进行培训。
5 搭建“高校记忆”的实施路径
高校档案馆作为学校的档案存放地，要增强学校各部门主动建档意识。高校档案馆作为构建高校记忆的主体，首先应当按照学校的发展战略，结合自身的专业优势，制定档案工作的总体蓝图。因此，我们档案工作者要有前瞻意识，工作要有计划，提前把工作计划书上报领导，争取领导的支持。档案工作者可以通过短片来宣传档案知识，提升师生的档案意识，形成“该归则归，不要漏归”的工作格局。严格按照教育部《高等学校档案管理办法》规定的档案归档范围，将有参考价值和便于利用的材料纳入档案管理系统中，同时，还要将全校各个时期的工作进行梳理成为档案，为日后搭建“高校记忆”提供翔实的素材。
5.1 引导师生主动建档意识
高校档案不仅是学校教学、科研、管理等各项工作的有效记录，同时也是学生、教职工、校友维护自身合法权益的凭证。在传统的档案管理模式中，高校档案馆主要接收党政部门的文书档案，而较少保存反映教师、学生信息的材料。高校记忆，是由学校的每一份子组成的，每一位教职员工以及每一位学生都是高校记忆网络中一个节点，节点的选取对构筑高校记忆来说至关重要，每个节点共同组成了高校记忆全貌。高校记忆不单是学校组织的记忆，应该是全校师生个体记忆的总和。我们不应该只局限于学校档案的资源建设。加大的档案宣传力度，通过多媒体、抖音等学生群体喜欢的方式，传播档案基本知识，让广大师生了解档案、提高大众的档案意识。在他们使用、了解档案，让他们意识到他们是学校的一份子，学校的发展离不开每个人的努力与拼搏，我们要把这种档案文化融入到每个人的内心深处，激发大家爱校，以校为荣的共同校园情谊，鼓励并积极引导师生参与到高校记忆的建构热潮中来。我们传统的档案馆收集的资料多数都是反应学校的行政管理工作，很多有藝术院校特色的内容并未收集起来。为此，笔者认为：一方面可以通过校园网、学校微信公众号来收集学校老师、学生能反应学校校园文化以及学校人文精神的材料进行归档;另一方面：档案馆可以根据学校的办学特色，建立数据库。例如：学校师资队伍建设数据库、学院精品课题数据库、精准扶贫数据库等等，档案工作者要有大档案观，要走出去，多眼界要广，多参加培训，提升自身的专业素养。我们档案工作者是高校记忆的积极构建者和捍卫者，我们的历史使命是艰巨而有成就感的[3]。
5.2 深度挖掘馆藏资源
档案工作的最终目标是提供利用服务。查全率和查准率是衡量我们服务的指标。面对信息量如何庞大的信息社会，我们除了用传统的方式来管理实体档案，同时也要重视其他其他载体信息，把它纳入我们档案管理的流程中来。在信息化不断发展的当代，高校档案的信息化进程不断加快。目前，我校档案馆正在开展档案数字化工作第二阶段，档案的信息化体系正在建立。深度挖掘馆藏资源是为了更好地管理档案信息的，实现信息共享，管理智能化，有效利用管理软件对信息进行分析，抓取，建设特色数据库等。由于信息技术的迅猛发展，我们“高校记忆”身处数字化环境，这就要求高校档案建设积极探索网络档案信息资源的共建共享。高校记忆要求建立满足信息查询者需要，方便大众利用的高校档案信息资源体系，整合社会需要的各类凭证性和文化性档案信息，如：学籍档案、名人档案、校史档案，以及反映学校原貌，重大活动等情况的文字、照片、音像资料等材料。这些档案形成主体多元、来源分散，载体多样，需要通过系统整理、集中管理、并经数字化处理才能更高校地服务社会和学校。
5.3 创新档案服务方式
在“互联网+”的时代背景下，高校档案馆实行对外开放是高校档案馆职能转变的时代要求。高校档案馆应转变固有观念，由管为主向管用结合，以用为主转变，重视档案编研以及构建高校记忆。在实践过程中，高校档案馆已经在一定程度上向社会开放，主要面向已经毕业的校友和事业单位提供相关个人的学籍材料信息，其他方面的查询利用较少[4]。
通过构建高校记忆，梳理高校档案，是高校档案馆提高自身管理效能的有效途径，聚焦综合档案馆“五位一体”的功能定位，结合高校档案工作实际，才能更好第发挥其社会职能，促进档案信息资源的合理分配，实现档案信息资源的高效利用，加快推进档案馆自身建设。高校记忆建构是一个系统工程，从人员培训和其他管理环节，从制度建设到流程细化，档案管理和其他管理环节需要环环相扣，相辅相成，没有领导的支持不可能成功实施。高校档案馆需要不断优化馆藏结构，提升管理水平，加强编研、开发与利用工作在高校记忆的过程中焕发出源源不断的生命力。高校档案馆在构建“高校记忆”的过程，也是自身成长的过程。通过“高校记忆”梳理我们档案馆工作中需要改进和提升的部分，根据学校发展战略，及时调整档案收集归档实施办法。加强档案资源的共建共享，特别是近年来学校在人才引进、优势学科建设等方面应该着重数据库的建设，以后日后开展研究工作提供信息支持。
综上所述，高校档案馆应当顺应时代发展的潮流，加快信息化建设，提升管理能力和效率。关注高校档案利用者的需求的新变化和新特征。档案学视角为我们构建高校记忆，提供了理论基础与实践操作方法，我们档案工作者一定要确实行动起来，肩负重任努力前行。
参考文献
[1]国家教委.普通高等学校档案管理办法[EB/OL].http：//www.moe.edu.cn/srcsite/A02/s5911/moe_621/198910/t19891010_81936.html.
[2]赵屹.档案馆的现在与未来[M].上海：世界图书出版公司，2015
[3]马雁.试论档案记忆视角下的高校档案工作的转变与拓展[J].山西档案，2016（3）.
[4]朱彤，杨灏.基于“高校记忆”视角发挥档案在大学文化中育人作用[J].档案管理，2020（4）.
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